Cara Mengelola Lampiran di Outlook 2013

Ada saatnya, mencari pekerjaan, atau berbagi foto dengan anggota keluarga yang lebih tua, di mana Anda mungkin perlu mengirim barang dengan cara kuno - sebagai lampiran email. Jika Anda mengirim email ke kantor, itu mungkin bagian dari repertoar email Anda.

Satu hal tentang lampiran adalah, ada semacam kode tidak tertulis terkait pengirimannya. Misalnya, walaupun Anda dapat mengirim file besar dalam surel (tergantung pada seberapa banyak layanan atau ISP yang Anda gunakan akan mengizinkan), itu tidak selalu efisien. Demikian pula, mengirim beberapa file biasanya lebih baik dilakukan zip dalam file kontainer.

Tentu saja, tergantung pada jenis file itu, mungkin atau mungkin tidak sampai di tujuannya. File seperti yang berakhiran .EXE, .BAT, dan tipe yang dapat dieksekusi lainnya, akan sering (biasanya) diblokir atau dilucuti karena hubungannya dengan malware. Jika Anda ingin mengirim file seperti ini, Anda mungkin harus melampirkannya dalam arsip .ZIP.

Menyusun email dan mengelola kontak di Outlook cukup sederhana, dan sementara menambahkan dan menangani lampiran sudah menjadi kebiasaan, banyak pengguna mungkin tidak menyadari bahwa mereka dapat melakukannya dengan lebih baik..

Menambahkan Lampiran

Untuk menambahkan lampiran, Anda dapat menyeret file atau file ke pesan email kosong, dan itu akan ditempelkan sebagai lampiran. Atau, klik tombol "Lampirkan File" pada pita, di bagian Sertakan.

Anda harus menelusuri ke lokasi di mana file yang ingin Anda lampirkan berada dan kemudian pilih file atau file yang ingin Anda sertakan dalam pesan Anda, lalu klik "Sisipkan." Atau, klik panah kecil dan pilih "Sisipkan sebagai Teks ”dan lampiran Anda akan dimasukkan secara inline, artinya akan muncul dalam pesan Anda dan bukan sebagai file terpisah.

Setelah terpasang, Anda akan dapat melihatnya di bidang Terlampir di bawah baris Subjek.

Akhirnya, katakanlah Anda memiliki lampiran Anda, dan Anda menyadari itu salah. Tidak masalah, Anda cukup memilih lampiran dengan menekan tombol "Delete" pada keyboard Anda, atau Anda dapat mengklik kanan dan memilih "Hapus."

File bukan satu-satunya hal yang dapat Anda lampirkan ke pesan, Anda juga dapat melampirkan item dan tanda tangan.

Melampirkan Hal Lain

Item dapat termasuk kartu nama (file .VCF, dibahas sebelumnya), kalender, dan item Outlook, yang dapat berupa catatan, tugas, kontak, dan hal-hal lain yang Anda buka di Outlook.

Kalender adalah hal lain yang mungkin ingin Anda bagikan dari waktu ke waktu, dan jika Anda mengeklik tombol “Lampirkan Item”, Anda akan melihatnya mudah untuk melakukannya. Berbagi kalender Anda tidak berarti Anda harus membagikan setiap item pada setiap hari. Anda mungkin hanya ingin berbagi beberapa hari atau seminggu, seperti untuk liburan perusahaan atau rencana liburan keluarga.

Berbagi kalender akan memberi Anda opsi untuk memilih kalender aktual, rentang tanggal, detail, dan opsi lanjutan lainnya.

Ketika Anda mengklik "OK," Anda kemudian akan melihat bahwa kalender akan dilampirkan ke pesan email sehingga dapat dibuka dan dilihat, tetapi juga akan ditempelkan ke pesan yang sebenarnya sehingga penerima dapat dengan mudah melihatnya dalam sekejap..

Item Outlook pada dasarnya adalah apa pun yang dapat Anda buat di Outlook, yang kemudian dapat dilampirkan dan dikirim ke pengguna Outlook lainnya. Di tangkapan layar berikut, Anda melihat cara kerjanya. Anda memilih sumber dan kemudian dari sana, pilih item atau item (Anda dapat memilih lebih dari satu) yang ingin Anda lampirkan.

Catatan, Anda dapat memutuskan apakah Anda ingin item tiba sebagai lampiran fisik aktual atau sebaris hanya teks. Ini sama dengan yang kita bahas sebelumnya di mana Anda dapat "Sisipkan sebagai Teks" dan itu akan muncul sebagai bagian dari pesan fisik.

Kartu nama mungkin atau mungkin bukan salah satu dari hal-hal yang Anda gunakan atau butuhkan, tetapi itu adalah cara yang sangat nyaman untuk membagikan detail langsung Anda dalam paket yang sederhana dan nyaman. Jika Anda ingin membagikan kartu bisnis Anda (atau orang lain), Anda cukup memilihnya dari menu Lampirkan Item dan kontak Anda akan muncul

Pilih kartu atau kartu yang ingin Anda lampirkan dan klik "OK" dan kartu akan muncul sebagai teks dan juga akan dilampirkan sebagai file .VCF, yang berarti dapat diimpor ke buku alamat yang mendukung file tersebut.

Berbagi kontak sebagai kartu nama adalah cara yang sangat cepat dan nyaman untuk memasok informasi kontak kepada orang lain, atau mengimpor informasi kontak dari orang lain tanpa harus mengetiknya ke dalam buku alamat Anda dengan tangan.

Menangani Lampiran

Tentu saja, dengan email, selalu ada peluang untuk menerima dan memberi. Jadi, apa yang Anda lakukan ketika pesan dengan lampiran tiba di kotak masuk Anda? Biasanya cukup mudah, seperti pada gambar berikut. Anda melihat pesan pengujian kami telah tiba dengan gambar terlampir.

Jika kami cukup mengeklik lampiran, Anda melihat bahwa opsi muncul di Ribbon Attachment Tools. Dari sini Anda dapat mengambil tindakan. Perhatikan juga bahwa jika Anda menerima banyak file, Anda dapat menyimpan semua lampiran Anda sekaligus dan jika Anda tidak yakin apakah sebaiknya membuka lampiran itu sama sekali, maka Anda dapat menghapusnya, meskipun mungkin lebih bijak untuk menghapus pesan itu jika Anda memiliki keraguan.

Anda juga dapat mengklik kanan lampiran apa pun dalam pesan dan Anda dapat menggunakan menu tarik-turun yang dihasilkan untuk mengambil tindakan yang sama seperti yang ditemukan pada Ribbon..

Saat menangani lampiran, peringatan berlimpah. Lampiran dapat berbahaya karena siapa saja yang telah menggunakan email dalam dua puluh tahun terakhir dapat membuktikannya. Intinya, jangan membuka apa pun yang bukan dari siapa pun yang tidak Anda kenal atau percayai, dan selalu gunakan pemindai virus / malware di komputer Anda.

Menangani Banyak File atau File Besar sebagai Lampiran

Kami berbicara sedikit tentang bagaimana menangani satu atau mungkin beberapa lampiran, tetapi bagaimana jika Anda ingin melampirkan puluhan atau bahkan ratusan file? Atau, bagaimana jika Anda ingin melampirkan file besar?

Mengirim lampiran besar agak tidak keren, terutama jika seseorang mendapatkan banyak email dalam prosesnya. Masalah dengan mengirim file besar melalui email tidak terlalu banyak apakah server email Anda akan memperbolehkan lampiran lebih dari ukuran tertentu. Untuk sebagian besar, Anda mungkin tidak akan mengirim file lebih besar dari satu atau dua megabyte, atau setidaknya Anda tidak seharusnya.

Namun demikian, akan ada saat-saat di mana Anda perlu mengirim sesuatu yang sedikit sulit. Jika Anda menggunakan layanan webmail seperti Yahoo, Gmail, atau Microsoft, maka mereka akan memiliki batas ukuran (masing-masing 25Mb, 25Mb, 20Mb), seperti halnya ISP Anda, mis. Comcast, Time Warner, AT&T, dll. Juga (biasanya sekitar 10 Mb).

Dalam kebanyakan kasus, ketika file sangat besar atau banyak, kami menunda untuk menggunakan layanan cloud, yang berlimpah dan menawarkan ruang kosong yang cukup untuk mengirim sebagian besar file. Lebih sering daripada tidak, hanya mengunggah file Anda ke drive cloud dan kemudian membagikannya, lebih cepat dan lebih dapat diandalkan daripada email. Kami memiliki petunjuk praktis yang menjelaskan cara mengirim file besar melalui email seandainya Anda ingin mempelajari lebih lanjut.

Sejauh mengirim beberapa file, Anda seharusnya tidak memiliki masalah asalkan itu beberapa tetapi begitu Anda mulai melampirkan puluhan gambar atau dokumen, hal-hal bisa menjadi sedikit canggung. Sekali lagi, pertimbangkan untuk menggunakan layanan cloud. Terlepas dari itu, kami sarankan Anda untuk zip beberapa file sebelum mengirimnya. Windows memiliki dukungan asli untuk file zip sehingga Anda tidak perlu khawatir penerima Anda tidak dapat membukanya.

Silakan periksa artikel ini, yang menjelaskan semua yang perlu Anda ketahui tentang file zip.

Ini sepertinya tempat yang bagus untuk mengakhiri diskusi kita tentang keterikatan. Mereka bukan subjek yang rumit, tetapi terlepas dari apakah Anda menggunakan Outlook, atau Gmail, atau email lainnya, mengirim file mungkin memerlukan beberapa langkah tambahan selain melampirkannya.

Sampai sekarang, kami telah membahas bagian paling mendasar dari kekuatan email Outlook - kontak, pengalamatan, penyusunan - yang semuanya, adalah hal yang sangat sederhana. Sekarang dengan lampiran, Anda memiliki pengetahuan yang cukup menyeluruh tentang hal-hal sederhana.

Sekarang, saatnya untuk meningkatkan permainan kita. Saat Anda menggunakan Outlook dan mengakumulasikan email, Anda harus belajar cara mengelolanya menggunakan alat-alat seperti Langkah Cepat dan aturan, yang akan kita bicarakan di fitur yang akan datang. Sementara itu, dan seperti biasa, kami mendorong Anda untuk memberi kami umpan balik Anda di forum diskusi kami.