Cara Mengelola Arsip Otomatis di Outlook 2010
Jika Anda ingin menjaga agar Outlook 2010 bersih dan berjalan lebih cepat, salah satu metode adalah mengatur fitur AutoArchive. Hari ini kami menunjukkan kepada Anda cara mengkonfigurasi dan mengelola fitur di Outlook 2010.
Menggunakan AutoArchive memungkinkan Anda mengelola ruang di kotak surat Anda atau di server email dengan memindahkan item yang lebih lama ke lokasi lain di hard drive Anda.
Aktifkan dan Konfigurasikan Arsip Otomatis
Di Outlook 2010 Arsip Otomatis tidak diaktifkan secara default. Untuk menyalakannya, klik pada tab File untuk mengakses Backstage View, lalu klik Options.
Jendela Outlook Options terbuka kemudian klik Advanced lalu tombol Pengaturan AutoArchive.
Jendela AutoArchive terbuka dan Anda akan melihat semuanya berwarna abu-abu. Centang kotak di sebelah Jalankan AutoArchive setiap ...
Catatan: Jika Anda memilih opsi Hapus item lama secara permanen, email tidak akan diarsipkan.
Sekarang Anda dapat memilih pengaturan untuk bagaimana Anda ingin mengelola fitur Arsip Otomatis. Pilih seberapa sering Anda ingin menjalankannya, meminta sebelum fitur berjalan, ke mana harus memindahkan item, dan tindakan lain yang Anda inginkan terjadi selama proses. Setelah memilih, klik OK.
Mengkonfigurasi Folder Individual secara Manual
Untuk kontrol lebih besar atas folder individual yang diarsipkan, klik kanan folder dan klik Properties.
Klik pada tab AutoArchive dan pilih pengaturan yang ingin Anda ubah untuk folder itu. Misalnya, Anda mungkin tidak ingin mengarsipkan folder tertentu atau memindahkan data yang diarsipkan ke folder tertentu.
Jika Anda ingin mengarsipkan dan mencadangkan item secara manual, klik pada tab File, Cleanup Tools, lalu Archive.
Klik tombol radio di sebelah Arsipkan folder ini dan semua subfolder. Pilih folder yang ingin Anda arsipkan. Dalam contoh ini kami ingin mengarsipkan folder ini ke lokasi spesifiknya sendiri.
File .pst disimpan di folder dokumen Anda dan jika Anda perlu mengaksesnya nanti, Anda dapat melakukannya.
Setelah Anda menyiapkan Arsip Otomatis, Anda dapat menemukan item dalam file yang diarsipkan. Di Panel Navigasi perluas folder Arsip dalam daftar. Anda kemudian dapat melihat dan mengakses pesan Anda.
Anda juga dapat mengaksesnya dengan mengklik tab File \ Open kemudian Buka File Data Outlook.
Kemudian Anda dapat menelusuri file yang diarsipkan yang ingin Anda buka.
Pengarsipan email lama adalah cara yang baik untuk membantu menjaga kotak surat yang bersih, membantu mempercepat pengalaman Outlook Anda, dan menghemat ruang di server email. Yang menyenangkan lainnya adalah Anda dapat mengonfigurasi arsip email dan folder tertentu untuk memenuhi kebutuhan email Anda.
