Cara Tidak Pernah Memfaks Dokumen Lagi
Mesin faks masih mengangkut truk di kantor-kantor di seluruh dunia. Instansi pemerintah, pengacara, dokter, dan organisasi yang bergerak lambat sering kali masih membutuhkan faks - paling-paling, itu kejahatan yang perlu.
Faks sering dianggap lebih aman daripada email, meskipun sebenarnya tidak. Mesin faks berkomunikasi melalui saluran telepon tanpa enkripsi dan mesin faks sering disimpan di area sibuk di mana dokumen dapat dengan mudah diambil oleh siapa pun.
Alternatif untuk Memfaks
Ada banyak alternatif untuk mengirim faks. Jika Anda tidak dibatasi oleh undang-undang atau karena orang di sisi lain meminta Anda menggunakan faks, cobalah salah satu dari alternatif ini:
- Dokumen Email: Ya, email sederhana dapat menggantikan banyak faks. Anda mungkin mengirim faks dokumen yang diketik dari komputer, jadi mengapa repot-repot menggunakan mesin faks? Lampirkan file ke email atau cukup sertakan teks penting dalam email itu sendiri.
- Pindai dan Email: Jika Anda memiliki mesin faks yang juga berfungsi sebagai pemindai, Anda dapat menggunakannya untuk memindai dokumen kertas ke komputer Anda sebagai file PDF. Lampirkan file PDF ke email untuk dikirim bersama. Anda bahkan dapat mencoba menggunakan telepon Anda untuk memindai dokumen - tentu saja, itu bukan kualitas terbaik, tetapi kami telah melihat beberapa faks berkualitas cukup rendah.
- Unggah Dokumen: Beberapa organisasi mungkin mengizinkan Anda untuk mengunggah file dokumen yang dipindai ini di web daripada hanya mengirimnya melalui email.
- Gunakan Snail Mail: Email siput adalah alternatif yang lebih lambat daripada mengirim faks yang lebih buruk dalam banyak hal, tetapi tidak selalu buruk. Jika Anda tidak memiliki mesin faks dan dokumen itu tidak mendesak, Anda biasanya dapat mengirimkan dokumen ke sebagian besar organisasi alih-alih mengirimnya dengan faks. Tentu, Anda harus berurusan dengan sistem pos, tetapi setidaknya Anda tidak perlu mengirim faks apa pun.
Masuk Dokumen Tanpa Mencetak Mereka
Anda mungkin harus menandatangani dokumen dan mengirimnya ke seseorang, dan begitu dokumen dicetak, Anda mungkin tergoda untuk mengirim faks. Lagi pula, alternatifnya adalah mencetak dokumen, menandatanganinya, memindai kembali ke komputer Anda, dan mengirimkannya melalui email. Daripada membuang-buang waktu Anda melakukan ini, Anda dapat menggunakan perangkat lunak untuk menerapkan tanda tangan asli Anda ke dokumen di komputer Anda. Cukup tangkap tanda tangan Anda sekali dan akan disimpan sebagai gambar yang dapat Anda terapkan pada dokumen. Anda dapat dengan mudah menandatangani dokumen masa depan tanpa mencetaknya.
Jika Anda memiliki tablet dengan stylus, Anda bahkan dapat menggunakan stylus untuk menandatangani dokumen langsung di layar Anda.
Faks Dokumen Online
Layanan faks online memungkinkan Anda untuk mengirim faks dokumen tanpa perlu mesin faks sendiri atau bahkan saluran telepon. Anda menggunakan antarmuka berbasis web untuk mengunggah dokumen dan memasukkan nomor telepon penerima. Layanan itu sendiri menangani semua hal-hal terakhir, mengirim faks dokumen Anda ke mesin faks jarak jauh melalui saluran telepon mereka sendiri.
Jika Anda hanya perlu mengirim faks jarang, layanan ini akan memungkinkan Anda untuk mengirim beberapa halaman di sana-sini tanpa mengeluarkan uang sepeser pun. Jika Anda harus lebih sering mengirim dokumen melalui faks, Anda mungkin harus membayar sesuatu - tetapi Anda harus membayar untuk mesin faks dan saluran telepon..
Layanan ini secara teknis melibatkan faks, tetapi setidaknya mereka tidak merasa ingin menggunakan mesin faks tua yang kikuk dan tidak mengharuskan Anda memiliki telepon darat.
Terima Faks Daring
Menerima faks dapat membuat sakit kepala jika Anda memiliki kantor di rumah. Mesin faks Anda harus hidup dan mendengarkan faks setiap saat. Anda memerlukan saluran khusus untuk menerima faks sehingga Anda tidak ketinggalan faks ketika sedang berbicara di telepon. Anda dapat mencoba meminta orang untuk mengirimi Anda dokumen pada waktu tertentu ketika Anda yakin telepon darat Anda tidak diikat.
Daripada berurusan dengan semua omong kosong ini, minta orang untuk memindai dan mengirim email dokumen kepada Anda. Anda juga dapat menggunakan alat lain jika Anda tidak ingin bergantung pada email - misalnya, Anda dapat menggunakan JotForm bersama dengan Dropbox untuk membuat halaman web tempat orang dapat mengunggah file PDF dan mereka akan muncul di folder di Dropbox Anda.
Anda juga dapat mencoba menggunakan layanan yang memberi Anda nomor faks khusus dan memungkinkan Anda menerima faks di sana. Ini pada umumnya membutuhkan biaya - setelah semua, layanan faks harus membayar untuk nomor telepon rumah khusus dan memantaunya untuk Anda. eFax memang menawarkan 10 halaman masuk gratis sebulan, meskipun mereka tidak memberi Anda halaman keluar gratis. HelloFax memungkinkan Anda mengirim lima halaman gratis, tetapi hanya itu. Setiap layanan faks online gratis memiliki tangkapan seperti ini - tawaran gratis ada untuk menarik Anda, sementara Anda harus membayar untuk fitur yang paling penting. Memfaks melibatkan berinteraksi dengan mesin faks dan nomor telepon rumah, dan itu tidak gratis. Ini juga sering digunakan untuk tujuan bisnis, dan bisnis bersedia mengeluarkan uang untuk hal semacam ini.
The Last Resort: Gunakan Mesin Faks yang Sebenarnya Tanpa Memiliki Mesin
Jika Anda tidak ingin berurusan dengan layanan online atau surat siput dan Anda sama sekali tidak punya pilihan selain mengirim dokumen sesekali sebagai faks, masih ada alternatif untuk membeli mesin faks Anda sendiri dan menggunakan telepon darat. Anda mungkin dapat mengunjungi toko lokal yang menawarkan penyalinan dan mereka akan membiarkan Anda membayar beberapa sen untuk mengirim faks. Ini tidak ideal jika Anda sering mengirim faks, tetapi jika Anda harus mengirim faks sesuatu sekali setahun, ini bisa menjadi pilihan yang oke.
Tentu saja, ini masih melibatkan menggunakan mesin faks. Beberapa organisasi hanya meminta faks dan Anda mungkin merasa tidak nyaman mengunggah dokumen yang sangat sensitif ke layanan faks berbasis web. Tidak banyak yang dapat Anda lakukan jika Anda harus berurusan dengan organisasi yang menuntut faks.
Memfaks masih akan bersama kami untuk sementara waktu, jika hanya karena peraturan yang mendorong layanan kesehatan dan organisasi hukum untuk tetap menggunakan sistem faks yang lebih lama alih-alih alternatif modern..
Kredit Gambar: Abhisek Sarda di Flickr, kisah youkai yang berkeliaran di Flickr, AuthenticEccentric on Flickr
