Cara Melindungi Dokumen dan File PDF dengan Kata Sandi Pemilik dan Pengguna di LibreOffice

Ada dua cara untuk melindungi file PDF: kata sandi pemilik dan kata sandi pengguna. Kami akan menjelaskan tujuan masing-masing dan menunjukkan kepada Anda bagaimana menerapkannya ke file PDF Anda.

Kata sandi Pemilik, atau Izin, memungkinkan Anda untuk menerapkan izin ke file PDF. Misalnya, jika Anda tidak ingin mencetak file PDF, atau halaman yang akan diekstraksi, Anda dapat memilih apa yang ingin Anda izinkan dan tidak memperbolehkan dan menerapkan kata sandi pemilik ke file PDF. Kata sandi pemilik juga dapat disebut kata sandi utama. Itu yang memungkinkan Anda untuk mengubah izin itu.

Kata sandi Pengguna, atau Buka, memungkinkan Anda meminta pengguna memasukkan kata sandi untuk melihat PDF. Jika mereka tidak memasukkan kata sandi yang tepat, file PDF tidak akan terbuka.

Ada beberapa layanan online untuk melindungi file PDF, seperti PDFProtect, tetapi jika Anda ingin menambahkan kata sandi ke dokumen sensitif, Anda mungkin tidak nyaman mengunggahnya ke layanan yang tidak Anda ketahui. Jadi, kami akan fokus pada opsi offline terbaik di panduan ini.

Kami telah membahas cara membuat file PDF yang dilindungi kata sandi di Microsoft Word, tetapi itu hanya menambah kata sandi pengguna. Tidak ada opsi untuk menambahkan kata sandi pemilik. Kami melakukan riset, dan menemukan opsi terbaik untuk melindungi file PDF Anda secara offline adalah LibreOffice office suite gratis. Kami akan menunjukkan kepada Anda cara melindungi dokumen Microsoft Word atau LibreOffice Writer dengan kata sandi dan cara membuat file PDF yang dilindungi kata sandi dari dokumen.

CATATAN: Kami menggunakan file Word dalam contoh kami, tetapi Anda dapat melakukan hal yang sama dengan dokumen LibreOffice Writer (file .odt). Anda juga dapat membuka file PDF di LibreOffice. Mereka terbuka di LibreOffice Draw, bahkan jika Anda berada di Writer, Calc, atau Impress, tetapi prosedur untuk kata sandi yang melindungi mereka di Draw sama dengan di program LibreOffice lainnya dan dijelaskan dalam "Cara Mengonversi Dokumen ke Bagian File PDF yang Dilindungi Kata Sandi ”di bawah ini. Anda akan mengonversi file PDF yang tidak dilindungi ke file yang dilindungi kata sandi.

Cara Menambahkan Kata Sandi Terbuka dan Izin ke Dokumen

Sebelum Anda mulai, unduh LibreOffice dan instal, atau Anda dapat mengunduh versi portabel jika Anda lebih suka tidak menginstal LibreOffice. Buka LibreOffice Writer dan kemudian buka file Word. Klik panah bawah pada tombol "Simpan" pada bilah alat dan pilih "Simpan Sebagai" dari menu drop-down.

Pada kotak dialog Simpan Sebagai, navigasikan ke tempat Anda ingin menyimpan dokumen yang dilindungi. Sebagai contoh kita, kita akan mengganti dokumen asli. Jika Anda ingin menyimpan dokumen yang dilindungi sebagai file baru, masukkan nama lain untuk file tersebut di kotak "Nama file". Untuk melindungi dokumen dengan kata sandi, centang kotak "Simpan dengan kata sandi". Kemudian, klik "Simpan".

Jika Anda mengganti file asli, kotak dialog Konfirmasi Simpan Sebagai muncul. Klik "Ya" untuk mengganti file.

Pada kotak dialog Setel Kata Sandi, Anda dapat menentukan dua jenis kata sandi, sama seperti kata sandi pengguna dan pemilik untuk file PDF. Untuk meminta pengguna memasukkan kata sandi untuk melihat dokumen (seperti kata sandi pengguna), ketikkan kata sandi dalam kotak "Masukkan kata sandi untuk membuka" dan kotak "Konfirmasi kata sandi" di bawah "Kata Sandi Penyandian File". Jika Anda juga ingin melindungi dokumen dari pengeditan (seperti kata sandi pemilik), klik "Opsi" di tengah kotak dialog dan ketikkan kata sandi di kotak "Masukkan kata sandi untuk memungkinkan pengeditan" dan kotak "Konfirmasi kata sandi" di bawah Kata Sandi Berbagi File.

CATATAN: Kata Sandi Berbagi File hanya berfungsi untuk dokumen LibreOffice Writer, bukan dokumen Word. Jika Anda ingin menggunakan Kata Sandi Berbagi File, simpan dokumen Anda sebagai file .odt, yang merupakan opsi pertama dalam daftar drop-down “Save as type” pada kotak dialog Save As pada gambar di atas.

Memasukkan kata sandi untuk memungkinkan pengeditan secara otomatis menyebabkan dokumen terbuka dalam mode hanya baca. Jika Anda ingin membuka file dalam mode baca-saja secara default tanpa kata sandi, centang kotak "Buka-baca file saja" dan biarkan kotak kata sandi di bawah Kata Sandi Berbagi File kosong.

Klik "OK".

Jika Anda menerapkan kata sandi terbuka pada dokumen, saat berikutnya Anda membuka file, Anda akan diminta untuk memasukkan kata sandi terbuka.

Jika file Anda adalah dokumen LibreOffice Writer (.odt) dan Anda menetapkan Kata Sandi Berbagi File, dokumen akan dibuka dalam mode hanya baca. Untuk mengedit dokumen, klik tombol "Edit Dokumen" di bilah kuning.

Anda akan diminta memasukkan kata sandi berbagi file untuk dapat memodifikasi file.

Cara Mengonversi Dokumen ke File PDF yang Dilindungi Kata Sandi

Anda juga dapat mengonversi dokumen Word atau dokumen LibreOffice ke file PDF yang dilindungi kata sandi dan menerapkan kata sandi pengguna dan pemilik. Untuk melakukan ini, buka dokumen dan kemudian pilih "Ekspor sebagai PDF" dari menu File.

Pada kotak dialog Opsi PDF, klik tab "Keamanan".

Di bawah Enkripsi dan Izin File, pada awalnya ada "Tidak ada set kata sandi terbuka" (kata sandi pengguna) dan "Tidak ada set kata sandi izin" (kata sandi pemilik). Untuk mengatur kata sandi ini, klik "Set Kata Sandi".

Pada kotak dialog Setel Kata Sandi, di bawah Atur kata sandi terbuka, masukkan kata sandi pengguna dua kali yang akan diperlukan untuk melihat file PDF. Di bawah Tetapkan kata sandi izin, masukkan kata sandi pemilik yang akan mencegah file PDF dari dicetak, diedit, atau konten diekstraksi darinya. Klik "OK".

CATATAN: Anda tidak harus menggunakan kedua kata sandi, tetapi kami menyarankan Anda melakukannya untuk keamanan yang lebih besar. File PDF dengan hanya satu dari dua kata sandi yang diterapkan (salah satu) tidak seaman file yang kedua kata sandi tersebut diterapkan. Planet PDF menjelaskan mengapa dua kata sandi lebih baik daripada satu saat mengamankan file PDF.

Anda dikembalikan ke kotak dialog Opsi PDF dan status kata sandi yang Anda atur di bawah tombol Setel Kata Sandi. Jika Anda memilih untuk menyetel kata sandi izin (pemilik), opsi di sisi kanan kotak dialog menjadi aktif. Jika Anda tidak ingin ada orang yang mencetak dokumen atau membuat perubahan apa pun pada dokumen tersebut, pilih "Tidak diizinkan" di bawah Pencetakan dan Perubahan. Jika Anda hanya ingin membatasi jenis pencetakan dan perubahan yang dapat dilakukan, pilih opsi lain di bawah Pencetakan dan Perubahan. Jika Anda tidak ingin ada orang yang menyalin konten dari file PDF Anda, pastikan kotak "Aktifkan penyalinan konten" tidak dicentang. Untuk tujuan aksesibilitas, sebaiknya centang kotak “Aktifkan akses teks untuk alat aksesibilitas”. Klik "Ekspor".

Pada kotak dialog "Ekspor", navigasikan ke folder tempat Anda ingin menyimpan file PDF yang dilindungi kata sandi. Masukkan nama untuk file di kotak "Nama file" dan klik "Simpan".

Jika Anda menetapkan kata sandi (pengguna) terbuka ke file PDF, Anda akan dimintai kata sandi itu saat berikutnya Anda membukanya.

Anda akan melihat "(TERTAMBAH)" di sebelah kanan nama file di bilah judul, yang menunjukkan itu adalah file PDF terenkripsi.

Jika Anda menerapkan kata sandi izin (pemilik) ke file PDF, dan memilih untuk tidak mengizinkan pencetakan, Anda akan melihat opsi “Cetak” berwarna abu-abu ketika Anda mengklik tab “File”.

Prosedur untuk menambahkan kata sandi terbuka dan izin ke dokumen dan untuk mengkonversi dokumen ke file PDF yang dilindungi kata sandi adalah sama di LibreOffice Calc, Impress, dan Draw juga.