Cara Mengurangi Ukuran Dokumen Microsoft Office yang Berisi Gambar

Bahkan di saat-saat koneksi internet yang cepat ini, hard drive besar, dan banyak penyimpanan cloud gratis, ukuran file terkadang penting. Anda mungkin memiliki batasan untuk ukuran file yang dapat Anda kirim atau terima melalui email, atau Anda mungkin kehabisan ruang thumb drive. Apa pun alasannya, jika Anda memiliki dokumen Office yang menyertakan gambar, Anda mungkin dapat secara signifikan mengurangi ukuran file-file itu.

Office sudah berfungsi di belakang layar untuk membantu menjaga ukuran file tetap kecil. Jenis file DOCX yang lebih baru pada dasarnya bertindak sebagai file ZIP, mengompresi konten file. Gambar dan teks yang muncul lebih dari satu kali dalam dokumen hanya disimpan satu kali dalam file yang sebenarnya. Jadi, setidaknya dalam versi aplikasi Office yang lebih baru, Anda akan menemukan bahwa ukuran file yang besar biasanya merupakan hasil dari memiliki banyak gambar berbeda di dokumen Anda.

Kabar baiknya adalah aplikasi Office juga menawarkan beberapa alat praktis untuk menjaga ukuran gambar tetap terkendali. Dalam artikel ini, kami menggunakan Office 2016 (lebih khusus lagi, Word 2016) sebagai contoh kami. Tetapi Anda akan menemukan alat yang sama yang kita diskusikan di aplikasi Office lainnya, seperti Excel dan PowerPoint, dan di versi Office sebelumnya kembali ke setidaknya Office 2010.

Kompres Gambar di Dokumen Kantor Anda

Langkah pertama yang harus Anda ambil dalam mencoba mengurangi ukuran file dokumen dengan gambar adalah dengan mengompres gambar-gambar itu. Setiap aplikasi Office menawarkan alat praktis untuk melakukan hal itu. Kami menggunakan Word di sini (dan itulah yang akan kami rujuk pada langkah-langkah berikut), tetapi Anda akan menemukan fitur di tempat yang sama di aplikasi Office lainnya.

Di dokumen Anda, klik gambar apa saja untuk memilihnya. Klik menu Format yang muncul pada bilah alat Office saat Anda memilih gambar.

Pada menu Format, klik tombol Compress Pictures.

Di jendela Gambar Kompres, klik "Terapkan hanya untuk gambar ini" jika Anda ingin mengompres hanya gambar yang Anda pilih. Ketika opsi ini tidak dicentang, tindakan Anda akan berlaku untuk semua gambar dalam dokumen. Pilih "Hapus area gambar yang dipotong" jika Anda telah memotong gambar dalam dokumen Anda dan ingin menghapus area yang telah Anda potong. Perhatikan bahwa jika Anda memilih opsi ini, Anda tidak akan dapat membatalkan pemangkasan nanti kecuali Anda memasukkan kembali gambar aslinya. Anda juga dapat memilih resolusi untuk mengompres gambar. Pilih resolusi terendah yang akan memenuhi kebutuhan Anda. Klik OK setelah selesai.

Bergantung pada jumlah gambar dalam dokumen Anda, Word mungkin perlu beberapa saat untuk mengompres semuanya. Setelah selesai, simpan dokumen Anda dan periksa ukuran file baru. Jika Anda tidak yakin ingin tetap menggunakan perubahan, Anda selalu dapat menyimpan dokumen sebagai file baru dan kemudian membandingkan ukuran file dengan versi aslinya..

Hapus Informasi Pengeditan dari Gambar

Aplikasi Office menawarkan semua jenis alat pengeditan gambar yang bagus. Saat Anda menggunakannya, Word mempertahankan gambar asli dan melacak pengeditan yang Anda buat sehingga Anda dapat membatalkannya atau kembali ke gambar aslinya jika perlu . Jika Anda puas dengan cara Anda memformat gambar Anda, semua informasi pengeditan yang disimpan hanya meningkatkan ukuran file Anda. Jika mengompresi gambar dalam dokumen Anda tidak mendapatkan ukuran file yang cukup jauh, Anda juga dapat meminta Word menghapus informasi pemformatan yang tersimpan. Sekali lagi, Anda mungkin ingin menyimpan dokumen sebagai file baru sebelum memulai sehingga Anda dapat kembali ke aslinya jika perlu.

Dengan dokumen Anda terbuka, klik menu File.

Pada menu File, klik Opsi.

Di jendela Opsi Word, dari pilihan di sebelah kiri, klik Lanjutan.

Di jendela Opsi Kata Lanjutan, gulir ke bawah ke bagian "Ukuran dan Kualitas Gambar" di sebelah kanan. Pilih opsi "Buang data penyuntingan" agar Word membuang informasi pemformatan saat menyimpan file. Opsi lain di bagian ini memungkinkan Anda untuk melindungi dokumen agar gambar tidak dikompresi dan memilih resolusi default untuk saat gambar dikompresi (walaupun Anda selalu dapat memilih resolusi baru ketika Anda melakukan kompresi).

Ketika Anda selesai melakukannya, simpan file Anda (atau simpan sebagai file baru) dan kemudian periksa ukuran file baru. Kemungkinan akan turun sedikit.

Dalam contoh kami, kami telah mengambil file Word ("File 1.docx" pada gambar berikut) yang berisi sekitar 20 gambar berkualitas baik dan memiliki ukuran hampir 48 MB. Banyak dari gambar itu dipotong, ada yang diubah ukurannya, dan beberapa diedit dengan cara lain. Setelah mengompresi gambar dan menghapus informasi format yang disimpan, file baru ("File 2 (terkompresi) .docx" pada gambar berikut) sekarang hanya di bawah 35 MB, pengurangan sekitar 27% dalam ukuran file. Dan untuk mengilustrasikan kompresi bawaan dalam format DOCX, kami juga meng-zip file itu. Seperti yang Anda lihat, perbedaan ukuran antara file zip dan unzip diabaikan.

Dan itu dia! Gambar berukuran besar dan dapat dengan cepat meningkatkan ukuran dokumen Office Anda. Tetapi dengan menggunakan alat kompresi bawaan di aplikasi Office dan menghapus informasi pengeditan lama, Anda dapat secara signifikan mengurangi ukuran dokumen Office yang berisi gambar tanpa banyak usaha..