Cara Mengurangi Ukuran File Data Outlook Anda

File data Outlook bisa menjadi sangat besar dari waktu ke waktu, terutama jika Anda mendapatkan banyak lampiran. Bahkan jika Anda menghapus pesan-pesan lama, ukuran file data Outlook Anda tidak berkurang.

File data Outlook Anda (file .pst dan .ost) mencakup semua email Anda (di semua folder Anda, termasuk email yang dikirim), kontak, janji temu kalender, tugas, dan catatan, serta lampiran file yang terkait. Saat Anda mengirim dan menerima lebih banyak email dan lampiran, menambahkan lebih banyak janji ke kalender Anda, dan membuat lebih banyak tugas dan catatan, file data Outlook Anda dapat dengan mudah tumbuh hingga beberapa gigabytes. Milik saya satu gigabyte, tapi itu masih cukup besar.

Bahkan jika Anda mengosongkan folder Item Terhapus, atau memilikinya secara otomatis dikosongkan ketika Anda keluar dari Outlook, ruang yang ditempati dalam file data tidak dirilis. Anda dapat, bagaimanapun, merebut kembali ruang itu dengan pemadatan file data Outlook Anda. Begini cara melakukannya.

Langkah Satu: Periksa Akun Anda dan Hapus Apa yang Tidak Anda Butuhkan

Sebelum Anda pergi melalui proses pemadatan, Anda harus melalui Outlook dan menghapus apa pun yang tidak Anda butuhkan. Kami sarankan memeriksa seberapa besar berbagai folder Anda, sehingga Anda tahu item apa yang akan membebaskan sebagian besar ruang. Ingat, Anda juga dapat menghapus item kalender, tugas, dan catatan selain email. Untuk memeriksa ukuran folder Anda, pilih Kotak Masuk (atau folder lain) di akun (file data Outlook) yang ingin Anda padatkan, dan klik tab "File".

Di layar belakang panggung, klik "Alat" dan pilih "Pembersihan Kotak Pesan" dari menu drop-down.

Pada kotak dialog Pembersihan Kotak Pesan, klik "Lihat Ukuran Kotak Pesan".

Kotak dialog Ukuran Folder menunjukkan ukuran masing-masing folder di akun yang saat ini dipilih. Gulir dan lihat folder mana yang lebih besar, tempat Anda mungkin ingin menghapus item. Klik "Tutup" setelah selesai.

Untuk melihat ukuran folder Item yang Dihapus, klik “Lihat Ukuran Item yang Dihapus”.

Folder Item Terhapus kami tidak besar, tetapi kami harus mengosongkannya terlebih dahulu sebelum memadatkan file data kami. Klik "Tutup".

Anda dikembalikan ke kotak dialog Pembersihan Kotak Pesan. Jika Anda ingin menghapus lebih banyak item dari akun Anda, klik "Tutup" untuk kembali ke akun Anda. Pilih salah satu email, kalender, tugas, dan catatan item yang tidak Anda inginkan dan tekan Delete. Anda juga dapat menekan Shift + Delete untuk menghapus item yang dipilih secara permanen, melewati folder Item Terhapus.

Langkah Dua: Kosongkan Folder Item yang Dihapus

Anda juga ingin mengosongkan folder tempat sampah, atau "Item Terhapus", sebelum melanjutkan. Jika masih ada item di folder Item Terhapus, ada dua cara Anda dapat mengosongkan folder. Salah satu caranya adalah dengan mengklik "Kosong" pada kotak dialog Pembersihan Kotak Pesan, jika masih terbuka.

Kotak dialog konfirmasi ditampilkan untuk memastikan Anda ingin menghapus item secara permanen di folder Item Terhapus. Klik "Ya".

Jika kotak dialog Pembersihan Kotak Surat tidak terbuka, Anda juga dapat mengosongkan folder Item Dihapus langsung di akun Anda di panel Surat. Untuk melakukan ini, pertama-tama pastikan panel Email aktif. Tekan Ctrl + 1 untuk membuka jendela Surat, jika tidak. Kemudian, klik kanan pada folder Item Terhapus di akun yang ingin Anda pampatkan dan pilih "Folder Kosong" dari menu sembulan. Kotak dialog konfirmasi yang sama dengan gambar di atas menampilkan.

Langkah Tiga: Ringkas FIle Data Outlook Anda

Sekarang setelah Anda menghapus item yang tidak Anda inginkan dan mengosongkan folder Item Terhapus, saatnya untuk memadatkan file data Outlook Anda. Di jendela Outlook utama, klik tab "File" lagi. Kemudian, pastikan layar Informasi Akun aktif. Jika tidak, klik "Info" di daftar item di sebelah kiri. Klik "Pengaturan Akun" dan kemudian pilih "Pengaturan Akun" dari menu drop-down.

Pada kotak dialog Pengaturan Akun, klik tab "File Data".

Pilih file data Outlook yang ingin Anda padatkan dalam daftar dan kemudian klik "Pengaturan".

Jika akun yang saat ini dipilih adalah akun POP3 (file .pst), kotak dialog berikut akan ditampilkan. Klik "Compact Sekarang".

Jika tidak, jika akun yang dipilih adalah akun IMAP (file .ost), Anda akan melihat kotak dialog berikut. Klik "Compact Sekarang".

Kotak dialog berikut ini ditampilkan saat file data Outlook dipadatkan.

Ketika proses pemadatan selesai, Anda dikembalikan ke kotak dialog File Data Outlook (atau Pengaturan File Data Outlook). Klik "OK" atau "Batal" untuk menutupnya.

Klik "Tutup" pada kotak dialog Pengaturan Akun.

File data Outlook kami naik dari sekitar 951MB menjadi sekitar 845MB, jadi kami kembali sedikit lebih dari 100MB ruang disk. Semakin besar file data Anda, semakin banyak ruang yang mungkin Anda dapatkan kembali.

Memadatkan file data Outlook Anda tidak hanya membantu menghemat ruang disk, tetapi juga dapat meningkatkan kinerja Outlook. File data Outlook yang besar dapat membuat Outlook membutuhkan waktu lebih lama untuk memulai, bekerja dengan, dan mematikan. Jadi, memadatkan file data Outlook secara berkala adalah hal yang cerdas untuk dilakukan.