Cara Berbagi Notebook di Microsoft OneNote 2016

Microsoft OneNote 2016 adalah alat pencatatan gratis yang hebat, tidak hanya untuk Anda sendiri, tetapi juga jika Anda ingin berkolaborasi dalam catatan dan proyek dengan yang lain, seperti kolega atau anggota keluarga. Kami akan menunjukkan kepada Anda beberapa cara berbeda untuk membagikan buku catatan OneNote Anda.

Untuk berbagi catatan dan buku catatan Anda di OneNote 2016 dengan yang lain, pastikan buku catatan Anda disinkronkan ke akun OneDrive Anda secara online, sehingga orang lain memiliki akses ke sana. Ini akan menyinkronkannya ke internet, tetapi tidak membuatnya secara otomatis tersedia untuk orang lain. Untuk melakukan itu, Anda harus membagikannya secara manual dengan orang lain sehingga mereka dapat melihatnya dan, jika Anda mau, editlah.

Untuk mengakses berbagai alat untuk berbagi catatan dan buku catatan di OneNote 2016, klik tab "File".

Di layar belakang panggung, klik "Bagikan" di daftar item di sebelah kiri.

Cara Membagikan Notebook dengan Seseorang Melalui Email

Anda dapat mengundang orang untuk melihat atau mengedit buku catatan Anda dengan mengirimi mereka email melalui opsi Berbagi dengan Orang di layar Bagikan Buku Catatan. Hanya orang yang Anda undang khusus yang dapat mengakses buku catatan Anda. Opsi Berbagi dengan Orang adalah default, jadi itu dipilih secara otomatis pada layar Bagikan Buku Catatan.

Masukkan nama atau alamat email di kotak "Ketikkan nama atau alamat email". Jika Anda memasukkan nama yang ada di buku alamat Outlook Anda, Anda akan diminta dengan kontak yang cocok dengan nama atau alamat email yang Anda mulai ketik, sehingga Anda dapat dengan mudah memilih orang yang Anda inginkan. Anda juga dapat mengklik tombol "Cari Buku Alamat untuk kontak" di sebelah kanan kotak Ketikkan nama atau alamat email. Untuk berbagi buku catatan Anda dengan banyak orang, beri tanda titik koma di antara setiap alamat email.

Saat Anda berbagi buku catatan dengan orang lain, Anda dapat memilih untuk membiarkan mereka melihat buku catatan atau memperbolehkan mereka untuk mengedit buku catatan juga. Untuk menentukan apakah mereka dapat mengedit buku catatan, pilih "Dapat mengedit" atau "Dapat melihat" dari daftar drop-down di sebelah kanan kotak Ketikkan nama atau kotak alamat email.

Jika Anda ingin memasukkan pesan untuk penerima email, masukkan catatan di kotak di bawah alamat email.

Klik "Bagikan" untuk mengirim tautan ke orang-orang yang Anda pilih untuk berbagi buku catatan.

Orang yang berbagi catatan dengan Anda ditambahkan ke daftar Dibagikan dengan di bagian bawah layar.

Jika Anda memutuskan untuk mencabut akses untuk seseorang yang Anda bagikan buku catatan, klik kanan pada orang dalam daftar Dibagikan dengan dan pilih “Hapus Pengguna” dari menu sembulan. Anda juga dapat mengubah izin untuk orang itu di menu ini.

Orang-orang yang Anda kirimi undangan akan menerima email yang berisi tombol "Lihat di OneDrive".

Ketika mereka mengklik tombol Lihat di OneDrive dalam pesan email, notebook terbuka di OneNote Online, di mana mereka dapat melihat dan mengedit, tergantung pada izin yang Anda tetapkan untuk mereka..

Jika Anda mengizinkan orang yang Anda bagikan dengan notebook Anda untuk mengeditnya, tombol "Edit di Browser" tersedia di OneNote Online.

Cara Membagikan Notebook Menggunakan Tautan

Berbagi buku catatan OneNote menggunakan tautan mirip dengan berbagi dengan orang-orang melalui email. Perbedaan utama adalah bahwa ketika Anda berbagi buku catatan dengan orang-orang melalui email, dan kemudian memutuskan Anda ingin mencabut akses ke buku catatan, Anda harus menghapus setiap pengguna secara terpisah, seperti yang dibahas di bagian sebelumnya. Namun, berbagi buku catatan menggunakan tautan memungkinkan Anda untuk mencabut akses ke semua orang yang pernah berbagi buku catatan itu dengan satu klik.

Untuk mendapatkan tautan berbagi, akses layar Bagikan Notebook seperti yang dibahas di awal artikel. Klik "Dapatkan Tautan Berbagi" di bawah Bagikan.

Untuk mendapatkan tautan berbagi yang memungkinkan pengguna melihat buku catatan, tetapi tidak mengeditnya, klik "Buat Tautan" di sebelah kanan "Lihat Tautan".

Tautan ditampilkan dalam kotak di bawah Tautan Lihat. Pilih teks tautan dan tekan Ctrl + C pada keyboard Anda untuk menyalinnya.

Anda dapat mengirim tautan melalui email ke orang-orang yang ingin Anda bagikan buku catatan. Anda juga dapat berbagi tautan dengan yang lain menggunakan media sosial, perangkat lunak pengiriman pesan instan, perangkat lunak kolaborasi, memposting tautan di situs web, atau apa pun metode lain yang cocok untuk Anda.

Ketika mereka mengklik tautan di pesan email, notebook terbuka di OneNote Online, seperti ketika kami menggunakan opsi Berbagi dengan Orang-orang di bagian sebelumnya. Perhatikan bahwa karena kami berbagi buku catatan dengan Tautan Lihat, tidak ada tombol Edit di Browser dan buku catatan tidak dapat diedit.

Jika Anda ingin berkolaborasi pada buku catatan dengan seseorang dan memungkinkan mereka untuk membuat perubahan pada buku catatan tersebut, klik tombol "Buat Tautan" di sebelah kanan "Sunting Tautan".

Sama seperti dengan Tautan Lihat, Anda akan mendapatkan tautan yang dapat Anda salin dan kirim ke seseorang.

Untuk mencabut akses ke buku catatan, cukup klik tombol "Nonaktifkan Tautan" di sebelah jenis tautan yang ingin Anda hentikan berbagi. Setiap orang yang memiliki tautan itu tidak akan dapat mengakses buku catatan.

Cara Membagikan Notebook dalam Format PDF

Dalam kedua kasus di atas, orang yang Anda bagikan buku catatan dengan mendapatkan akses ke seluruh buku catatan tersebut. Mungkin Anda ingin berbagi hanya bagian tertentu atau hanya beberapa catatan di buku catatan. Anda dapat membuat file PDF yang berisi catatan, bagian, atau seluruh buku catatan dan mengirimkan file itu kepada siapa pun yang ingin Anda bagikan buku catatan. Klik tautan itu untuk petunjuk tentang cara mengekspor catatan ke format PDF.

Cara Membagikan Notebook dengan Rapat

Anda tidak perlu membuat catatan sendiri dalam rapat lagi. Anda bisa berbagi buku catatan OneNote dengan peserta rapat lainnya dan minta mereka mencatat juga. Dengan begitu, Anda dapat memastikan bahwa Anda tidak melewatkan item tindakan penting atau keputusan penting yang dibuat selama pertemuan.

Jika menghadiri rapat online di Skype atau Lync yang dijadwalkan menggunakan Outlook, Anda dapat berbagi buku catatan dengan peserta rapat lainnya menggunakan opsi Bagikan dengan Rapat di layar Bagikan Buku Catatan. Setelah Anda mengklik tombol "Bagikan dengan Rapat" dan pilih rapat yang Anda hadiri, tautan ke buku catatan dikirimkan ke semua peserta rapat. Mereka dapat mengakses notebook dan semua orang dapat menambahkan ke notebook pada saat yang bersamaan.

Anda juga bisa menggunakan salah satu metode yang dibahas di bagian sebelumnya untuk berbagi buku catatan OneNote dengan orang lain dalam rapat.

Cara Memindahkan Notebook yang Dibagikan

Jika Anda telah berbagi buku catatan dan sekarang Anda perlu memindahkan buku catatan itu ke lokasi yang berbeda, Anda dapat memindahkan buku catatan itu, tetapi tidak semudah hanya memilih lokasi baru. Anda harus memberi tahu semua orang yang telah Anda bagikan buku catatan dengan dan ikuti proses ini untuk benar-benar memindahkan buku catatan ke lokasi baru.

OneNote adalah program hebat untuk mengumpulkan informasi, bertukar pikiran, berbagi catatan dengan teman atau kolega Anda, dan untuk mengakses catatan dan dokumen Anda di hampir semua perangkat. Jika Anda telah menggunakan Evernote dan ingin beralih ke OneNote karena paket gratis yang lebih terbatas atau paket berbayar yang lebih mahal, Microsoft sekarang menyediakan alat gratis untuk bermigrasi dari Evernote ke OneNote dengan mudah.