Cara Menggunakan Pembersihan Kotak Surat untuk Membersihkan Folder Sampah Outlook Anda

Pembersihan Kotak Surat di Outlook adalah seperangkat alat yang dirancang untuk membuang sampah dari kotak surat Anda. Anda dapat menggunakannya untuk meninjau ukuran kotak surat Anda, membersihkan item secara otomatis berdasarkan ukuran dan tanggal, dan melakukan beberapa fungsi lainnya. Mari kita pergi melalui mereka dan melihatnya.

Pertama, Anda perlu membuka alat. Buka File> Alat dan klik Pembersihan Kotak Pesan.

Ada beberapa alat yang tersedia, dan kami akan mulai dengan melihat jumlah data di kotak surat Anda.

Tinjau Ukuran Kotak Pesan Anda

Kotak surat Outlook Anda terdiri dari folder-Kotak Masuk, Item Terkirim, Arsip, dan sebagainya-dan mengetahui ukuran folder membantu Anda melihat di mana semua email Anda berada. Untuk mengetahuinya, klik "Lihat Ukuran Kotak Pesan."

Ini membuka jendela Ukuran Folder, yang menunjukkan ukuran masing-masing folder. Secara default, ini terbuka di tab Data Lokal. Data lokal adalah data yang disimpan di komputer Anda dalam file .pst dan.ost Anda.

Kolom menunjukkan nama folder, ukuran, dan ukuran total (yang merupakan ukuran termasuk sub-folder). Bagian terbaik dari tampilan ini adalah menampilkan folder yang biasanya tidak Anda pertimbangkan, seperti kalender. Jika Anda memiliki beberapa tahun janji dan permintaan rapat, Anda dapat dengan mudah memiliki beberapa kilobytes yang layak di kalender yang dapat Anda bersihkan dengan menghapus acara lama.

Jika Anda ingin melihat ukuran folder di server email, klik tab “Server Data”. Pertama kali Anda membuka tab ini, mungkin perlu beberapa saat untuk mengisi data. Ini karena Outlook sedang menghubungi server Exchange, meminta data pada file Anda (yang dihitung dengan cepat), lalu mengunduh dan menampilkan hasilnya..

Setiap kali berikutnya Anda membuka tab ini, pengambilan data akan jauh lebih cepat, karena Exchange hanya perlu melakukan analisis perbedaan dan sebagian besar folder tidak banyak mengubah ukuran. Setelah tab dimuat, Anda akan melihat ukuran folder di server Exchange. Ini mungkin tidak sama dengan ukuran di tab Data Lokal karena Outlook tidak harus mengunduh semua pesan ke komputer Anda.

Sebagai contoh, pada tab Data Lokal saya Ukuran Total folder Arsip adalah 116805 kb, tetapi pada tab Server Data, Ukuran Total adalah 363399 kb-perbedaan 246594 kb (265 MB). Itu banyak email yang tidak terlihat di data lokal. Apa yang sedang terjadi?

Secara default, Outlook hanya menyimpan sejumlah email pada klien lokal Anda untuk memastikan email Anda tidak memakan terlalu banyak ruang. Pada komputer dengan hard disk lebih besar dari 64gb (yang sebagian besar dari mereka saat ini), Outlook hanya akan menyimpan email dari tahun lalu di komputer Anda. Email lama disimpan di server email, dan Anda dapat mengaksesnya. Anda dapat mengunduh surel yang lebih lama, dan mengubah default ini jika Anda mau. Ingatlah bahwa Anda dapat mengubah default sehingga mengunduh kurang kirim surat juga, jadi jika Anda berjuang untuk ruang, Anda mungkin ingin mengubah default dari 1 tahun menjadi 6 bulan (atau kurang).

(Catatan: Ini hanya memengaruhi akun yang menggunakan server Microsoft Exchange, seperti Hotmail, live.com, O365, dan beberapa akun perusahaan. Jika Anda menggunakan Outlook untuk mengunduh surel dari penyedia lain seperti Google atau Yahoo, pengaturan ini diabaikan dan semua surat diunduh.)

Sekarang Anda tahu berapa banyak data folder Anda, Anda dapat memprioritaskan mana yang Anda bersihkan.

Mencari Surat Lama atau Besar

Jika Anda memiliki email di banyak folder berbeda, Anda dapat mencari di seluruh kotak surat Anda untuk email yang lebih besar atau lebih besar.

Ini sangat berguna jika Anda ingin menemukan email dengan lampiran besar yang bisa Anda hapus, atau pindah dari Outlook ke hard drive atau layanan cloud. Sebagai contoh, jika Anda ingin menemukan semua email lebih dari 5 MB, Anda dapat mengubah bidang “Temukan item yang lebih besar dari” menjadi 5.000 kb dan kemudian klik tombol “Temukan”.

Panel pencarian Outlook standar kembali dengan daftar surat yang setidaknya 5 MB.

Hasil ini hanya menghasilkan email, tetapi Anda dapat mengubah bidang “Lihat” ke jenis file tertentu jika Anda ingin menggunakan jaringan yang lebih luas..

Dari hasil pencarian, Anda dapat membuka masing-masing email dan menghapusnya atau menghapus lampiran. Jangan lupa untuk menyimpan lampiran sebelum menghapus atau menghapusnya jika Anda perlu menyimpannya.

Memulai AutoArchive

Anda dapat mengatur parameter autoarchive untuk setiap folder di Outlook, sesuatu yang telah kami bahas sebelumnya sebagai bagian dari tampilan yang lebih luas untuk menjaga agar Outlook tetap berjalan dengan lancar. Jika Anda telah menetapkan aturan autoarchive, Anda dapat menendang mereka di Pembersihan Kotak Surat dengan mengklik tombol "AutoArchive".

Proses ini berayun melalui semua folder di Outlook dan menerapkan aturan arsip otomatis apa pun yang telah Anda buat. Jika Anda belum mengaturnya maka Anda mungkin khawatir mengenai menekan tombol ini secara tidak sengaja, tetapi jangan khawatir - aturan autoarchive default adalah tidak melakukan apa-apa.

Lihat dan Kosongkan Item yang Dihapus

Jika Anda ingin "menghapus lembut" surat Anda dengan memindahkannya ke folder Item Terhapus dan Anda jarang mengosongkannya, opsi ini untuk Anda.

Catatan: Beberapa orang suka menggunakan folder Item Terhapus mereka sebagai semacam arsip, melemparkan barang-barang di sana dan tidak pernah mengosongkan folder. Ini bukan ide yang baik, karena ada banyak cara Anda dapat mengosongkan folder Item Terhapus terlalu mudah. Sebaliknya, jika Anda perlu menyimpan pesan, atur arsip!

Klik "Lihat Ukuran Item yang Dihapus" untuk melihat seberapa banyak ruang yang dihabiskan oleh item yang Anda hapus, lalu tarik napas panjang dan klik "Kosong."

Ini akan menghapus semua item dari folder Item Terhapus. Jika itu membuat Anda takut maka perlu waktu sejenak untuk memindahkan surat-surat penting ke dalam Arsip Anda terlebih dahulu, tetapi Anda benar-benar harus mengosongkan barang-barang yang dihapus secara teratur dan tidak gunakan itu sebagai arsip.

Lihat dan Hapus Surat Konflik

Opsi terakhir di Pembersihan Kotak Pesan adalah menghapus pesan konflik. Ini adalah email yang menurut Outlook bertentangan dengan email yang ada karena mereka memiliki informasi header yang sama. Biasanya ini karena masalah sinkronisasi sementara dengan server Exchange, dan Anda harus dapat menghapus email ini tanpa masalah. Untuk melihat apakah Anda memiliki email di folder Konflik, klik tombol "Lihat Ukuran Konflik" untuk melihat versi yang disaring dari jendela Ukuran Folder..

Jika ada email di sana, tutup jendela Ukuran Folder dan kemudian klik tombol "Hapus" di jendela Pembersihan Kotak Surat.

Itu alat Pembersihan Kotak Surat. Ini tidak terlalu mencolok, tetapi efektif dan bermanfaat.