Hemat Waktu Dengan Folder Pencarian Kustom di Microsoft Outlook
Pencarian di Outlook cukup mudah, tetapi mengapa repot mengetik pencarian yang sama berulang kali jika Anda melakukannya secara teratur? Folder Pencarian Kustom memungkinkan Anda menyimpan pencarian kustom tersebut sehingga Anda dapat kembali ke sana hanya dengan satu atau dua klik.
Dan meskipun tergoda untuk hanya memikirkan Folder Pencarian Kustom seperti pencarian yang disimpan, mereka sebenarnya lebih keren dari itu. Karena mereka diperbarui secara otomatis, mereka sebenarnya berfungsi lebih seperti folder virtual - mirip dengan fitur Labels di Gmail, kecuali lebih kuat. Ingin folder yang hanya menampilkan pesan yang belum dibaca, dari orang tertentu, dan memiliki satu atau beberapa lampiran? Tidak masalah.
Mari kita lihat bagaimana mengaturnya.
Buat Folder Pencarian Standar di Outlook
Outlook sudah memiliki sejumlah folder pencarian standar yang dapat Anda manfaatkan. Anda tidak dapat lebih lanjut menyesuaikan salah satu dari ini, tetapi mereka layak dilihat pada awalnya kalau-kalau mereka memenuhi kebutuhan Anda.
Untuk mulai dengan, Anda akan menemukan folder pencarian Anda di bagian bawah daftar folder di file data Outlook Anda di sisi kiri jendela. Setiap file data memiliki folder pencarian sendiri, jadi jika Anda menggunakan Outlook untuk memeriksa lebih dari satu akun, Anda dapat mengatur folder pencarian yang berbeda untuk masing-masing.
Anda bahkan tidak akan dapat memilih folder "Folder Pencarian" itu, sampai Anda membuat folder pencarian pertama Anda. Untuk membuat folder pencarian, beralihlah ke tab "Folder" pada Ribbon, dan kemudian klik tombol "New Search Folder".
Ini membuka jendela Folder Pencarian Baru. Anda akan melihat banyak folder pencarian standar yang diatur dalam kategori-kategori seperti Membaca Surat, Surat Dari Orang Dan Daftar, dan Mengatur Surat. Sebagian besar foldernya cukup jelas, jadi kami tidak akan membahasnya secara terperinci - Anda bisa menjelajahinya.
Di sini, kami membuat folder pencarian baru yang menampilkan email yang belum dibaca. Ada folder pencarian yang sangat berguna karena menampilkan semua email yang belum dibaca, apa pun foldernya. Klik saja folder pencarian yang ingin Anda buat, lalu tekan tombol "OK".
Cukup sederhana, bukan? Sekarang, mari kita lihat membuat folder pencarian kustom Anda sendiri, yang jauh lebih kuat.
Buat Folder Pencarian Kustom di Outlook
Folder pencarian kustom memungkinkan Anda kriteria tambahan yang tidak termasuk folder pencarian yang telah ditentukan - Anda dapat melakukan pencarian berdasarkan kolom apa pun yang berisi pesan Outlook. Lebih penting lagi, Anda dapat membuat folder pencarian khusus yang menggunakan beberapa kriteria untuk memilih pesan. Misalnya, Anda dapat memiliki satu-satunya pesan tampilan dari orang-orang tertentu dan yang memiliki kata-kata spesifik di baris subjek.
Untuk membuat folder pencarian, beralihlah ke tab "Folder" pada Ribbon, dan kemudian klik tombol "New Search Folder".
Di jendela Folder Pencarian Baru, gulir ke bawah ke bagian bawah daftar, pilih opsi "Buat Folder Pencarian Kustom", dan kemudian klik tombol "Pilih" yang muncul.
Di jendela Custom Search Folder, ketikkan nama untuk folder Anda.
Selanjutnya, Anda akan mengatur kriteria untuk pencarian, jadi tekan tombol "Kriteria".
Jendela Kriteria Folder Pencarian memungkinkan Anda benar-benar menyesuaikan pencarian Anda, dan Anda dapat memilih sebanyak mungkin kriteria yang tersedia.
Tab "Pesan" berisi kriteria dasar yang memungkinkan Anda mencari kata-kata tertentu di subjek atau badan pesan, pengirim, dan penerima. Anda juga dapat membatasi pencarian untuk pesan-pesan di mana Anda adalah satu-satunya orang di jalur "To" atau di "To" atau "Cc" dengan orang lain.
Dan Anda bahkan dapat menentukan rentang waktu untuk pesan berdasarkan kapan mereka diterima, dikirim, dimodifikasi, dan sebagainya. Jadi, misalnya, Anda hanya dapat menampilkan pesan yang diterima dalam tujuh hari terakhir.
Tab “Lebih Banyak Pilihan” memberikan lebih banyak kriteria untuk mempersempit pencarian Anda. Anda dapat mencari berdasarkan pesan dalam kategori tertentu, yang belum dibaca atau memiliki lampiran, berdasarkan pentingnya pesan, yang ditandai atau tidak, dan bahkan berdasarkan ukuran sebenarnya dari pesan tersebut. Ngomong-ngomong, yang terakhir dapat bermanfaat untuk menemukan dan menghapus keterikatan yang besar.
Tab "Advanced" memungkinkan Anda menambahkan kriteria berdasarkan semua bidang yang bisa disimpan oleh objek Outlook. Ada banyak dari mereka, jadi kami tidak akan membahasnya di sini. Tetapi jika Anda perlu mencari sesuatu yang belum Anda temukan di tab lain, kemungkinan besar Anda akan menemukannya dengan mengklik tombol "Field" dan menelusuri menu..
Setelah selesai mengatur semua kriteria yang Anda inginkan pada ketiga tab itu, silakan dan klik tombol "OK" untuk kembali ke jendela Custom Search Folder. Ada satu hal lagi yang mungkin ingin Anda konfigurasi di sini sebelum Anda selesai.
Secara default, pencarian kustom yang Anda buat akan menarik dari semua folder di file data Outlook Anda. Jika Anda ingin membatasi itu hanya folder tertentu, klik tombol "Browse".
Di jendela Pilih Folder, pilih folder yang ingin Anda sertakan dalam pencarian, dan kemudian klik tombol "OK".
Dan kemudian kembali di jendela Kustomisasi utama, silakan dan klik "OK" lagi.
Outlook membuat folder pencarian kustom dan menambahkannya ke tampilan folder Anda.
Setelah Anda terbiasa menggunakannya, fitur Folder Pencarian Kustom cukup kuat. Berikut adalah beberapa contoh hal yang dapat Anda gunakan untuk mencari folder:
- Pesan ke dan dari atasan Anda
- Pesan dengan flag tindak lanjut yang belum terselesaikan berdasarkan kategori (misalnya, Anda hanya dapat mencari item yang belum terselesaikan dalam kategori pribadi)
- Pesan dengan sangat penting
- Pesan ke dan dari klien (Anda bahkan dapat menggunakan domain lengkapnya di kotak pencarian dan memilih untuk mencari semua bidang)
- Pesan dengan lampiran dan yang melebihi ukuran tertentu (bagus untuk menghilangkan lampiran besar dan mengurangi ukuran file data Anda)
Dan itu hanya menggores permukaan. Jadi, apa jenis folder pencarian yang Anda buat? Beri tahu kami di komentar!
