Panduan Pemula untuk Microsoft Outlook 2013

Banyak dari kita menginginkan organisasi dan produktivitas. Jika Anda sudah menggunakan Microsoft Office, maka Anda sudah memiliki alat pamungkas untuk memenuhi keinginan itu: Outlook 2013.

Outlook sangat penting di banyak organisasi, tidak hanya karena keterampilan emailnya yang jelas, tetapi juga bakat untuk mengatur kalender, tugas, dan kontak. Perusahaan tipikal dapat menghubungkan Outlook ke server Exchange, dan semua orang dapat berbagi buku alamat dan kalender yang sama, menjadikannya alat yang hebat untuk kolaborasi tingkat perusahaan.

Sayangnya, kebanyakan orang tidak memiliki server Exchange yang diatur di rumah mereka dan mungkin bahkan tidak tahu apa itu. Tapi, tidak apa-apa, fungsi Outlook sama baiknya di komputer di rumah Anda, dan masih akan menyediakan semua fitur yang menjadikannya alat produktivitas yang sangat kuat: e-mail, tugas, janji, buku alamat, dan banyak lagi!

Bekerja dengan Outlook - A Tiny Primer

Outlook tidak akan membuat Anda terpesona saat pertama kali membukanya. Untuk semua maksud dan tujuan, ini adalah aplikasi lain dalam ekosistem Microsoft Office dan karenanya, akan memiliki beberapa elemen yang akrab.

Tidak seperti aplikasi Office populer lainnya, bagaimanapun, Outlook sebagian besar dibangun di sekitar fungsi yang berbeda - Word terutama untuk membuat dokumen teks, Excel adalah semua tentang spreadsheet, PowerPoint melakukan presentasi - tetapi Outlook adalah aplikasi dari banyak topi.

Tampilan default Outlook adalah inbox, di bagian atas adalah Ribbon, yang disembunyikan dalam tampilan ini untuk menghemat ruang layar.

Suka atau benci, Pita ada di mana-mana di seluruh Kantor. Kita tidak perlu menghabiskan waktu lagi untuk membahas manfaat relatif keberadaan mereka, jelas mereka ada di sini untuk tinggal. Yang mengatakan, selalu ingat, jika Anda ingin dengan cepat menyembunyikan atau menunjukkan Ribbon, cukup gunakan CTRL + F1.

Jika Anda mengklik salah satu fungsi menu di bagian atas, Ribbon menunjukkan dan Anda dapat memilih fungsi dan alat. Jika Anda ingin Ribbon tetap ada, Anda dapat menggunakan "CTRL + F1" atau klik ikon pushpin kecil di sudut kanan bawah.

Tab Beranda pada Ribbon berubah secara kontekstual tergantung pada mode Anda berada. Pada tangkapan layar di atas, kita melihat opsi kami untuk Mail.

Di bawah, tab Beranda telah berubah untuk mencerminkan opsi Kalender. Catatan, Ribbon disematkan sehingga pushpin telah berubah menjadi panah jika Anda ingin menutupnya lagi (atau gunakan "CTRL + F1").

Tab Pita yang tersisa - Kirim / Terima, Folder, Lihat dan, tentu saja File - semuanya sebagian besar konsisten untuk mode apa pun yang Anda masuki. Kita akan melihat lebih dekat pada semuanya di bagian selanjutnya.

Mari kita lihat sekilas bagaimana berpindah antar mode dan mengubah tampilan Anda. Di sepanjang tepi kiri, Anda melihat panel folder. Di bagian bawah panel ini adalah pintasan ke mode Outlook. Dalam contoh ini, Anda melihat ikon untuk Kotak Masuk, Kalender, Orang, Tugas, dan sebagainya.

Jika Anda mengklik panah di bagian atas panel navigasi, itu akan memperluas panel, yang akan menampilkan pohon folder untuk akun email Anda.

Demikian pula, jika Anda beralih ke mode Kalender, Anda akan melihat tampilan yang berlaku di panel folder.

Klik pada tiga titik untuk mengakses mode Outlook lebih lanjut, seperti Catatan, Folder, dan pintasan Outlook. Pilih "Opsi Navigasi" dan Anda dapat mengubah urutan di mana elemen navigasi muncul.

Mematikan "Navigasi Ringkas" akan menarik bagi pengguna dengan tampilan resolusi lebih besar. Anda juga dapat menambah atau mengurangi jumlah item yang muncul dan urutannya.

Kirim Terima

Tab Kirim / Terima diarahkan khusus ke fungsi Kotak Masuk tetapi akan muncul dalam mode lain (Kalender, Tugas, dll.) Juga, meskipun mereka tidak akan memiliki fungsi yang sama.

Sebagai contoh, di sini kita melihat tab Kirim / Terima Kalender, yang menghindari bagian Server.

Bergantung pada jenis protokol surat apa yang Anda gunakan (pada tangkapan layar pertama, kami bekerja dengan akun IMAP), Anda mungkin atau mungkin tidak memiliki kemampuan untuk hanya mengunduh header, atau menandai / menghapus tanda pesan yang akan diunduh, dll..

Opsi Kirim / Terima tergantung pada bagaimana Anda mengatur akun email Anda, tetapi singkatnya: kami sangat merekomendasikan IMAP.

Map

Secara keseluruhan, tab Folder cukup konsisten di semua mode, dengan pengecualian Kalender. Di bawah, Anda melihat tab Folder Kotak Masuk, yang memungkinkan Anda melakukan segala macam administrasi folder (jika Anda tidak menggunakan akun IMAP, maka Anda tidak akan melihat tab IMAP).

Tombol Pengaturan AutoArchive sedikit membingungkan karena tidak benar-benar mempengaruhi bagaimana kotak masuk Anda secara otomatis mengarsipkan surat lama. Jika Anda ingin menyimpan jejak kaki kecil dan lebih mudah untuk dikelola, Anda harus membuka opsi dan menghadiri pengaturan Arsip Otomatis di sana. Buka Opsi dan pilih kategori "Tingkat Lanjut".

Setelah Anda menemukan opsi Arsip Otomatis, klik tombol "Pengaturan Arsip Otomatis ..." untuk membuka dialog yang jauh lebih bermanfaat daripada apa yang Anda diberikan dari Ribbon.

Seperti yang kami sebutkan, sebagian besar tab Folder cukup konsisten di seluruh Outlook, kecuali Kalender, yang melayani fungsi khusus kalender. Misalnya, Anda tidak menyalin atau memindahkan folder, Anda menyalin atau memindahkan kalender, dan sebagainya.

Untuk sebagian besar, Anda akan melakukan banyak administrasi folder sehubungan dengan kotak masuk Anda karena jelas email dapat dengan cepat menjadi berat dan berlebihan jika Anda tidak memiliki struktur folder dan organisasi yang baik.

Melihat

Opsi Lihat berisi fungsi-fungsi penting berikut. Ini adalah tab Lihat seperti yang terlihat dari Kotak Masuk.

Perhatikan tombol Jendela Pengingat, yang dapat Anda buka kapan saja untuk memeriksa pengingat Anda, seperti jika Anda melewatkan satu atau tanpa sadar mengabaikan yang lain. Jika Anda memiliki pengingat yang ditampilkan, Anda dapat memilih untuk mengabaikan masing-masing, menekan tombol tunda, atau hanya mengabaikan semuanya sekaligus.

Tab Tampilan lain akan bervariasi sesuai dengan mode. Berikut ini dikaitkan dengan Kalender, yang menambahkan kemampuan untuk mengubah tampilan, pengaturan, warna, dan tata letak saat ini. Sekali lagi, bagian Tata Letak melakukan banyak hal yang sama di seluruh Outlook, tetapi penting untuk dicatat bahwa itu tidak universal, sehingga apa yang Anda aktifkan dalam mode Tugas, atau Kalender, atau Email tidak akan direplikasi di seluruh aplikasi.

Juga, penting untuk memperhatikan bagian Pengaturan. Inilah tampilan bagian Pengaturan dalam mode Tugas. Perhatikan bagaimana Anda dapat mengurutkan dan mengubah tampilan Tugas untuk dampak maksimum.

Menggunakan tab View per preferensi Anda akan memungkinkan Anda untuk memotong dan mengurutkan informasi dengan cepat seiring bertambah dan bertambahnya waktu. Kalender Anda tidak akan tetap kosong, tugas Anda akan berlipat ganda, menumpuk, dan menggunakan pengaturan dan tata letak yang berbeda dapat membantu Anda menjadi jauh lebih produktif daripada membabi buta membabi buta tentang.

Pita Fungsi

Sekarang mari kita bahas bagaimana opsi Anda berubah dari satu fungsi ke fungsi lainnya. Ini semua yang Anda butuhkan untuk mengirim pesan email dasar, menambahkan lampiran, tag, dan memformat teks Anda. Tidak ada yang terlalu rumit dan Anda harus dapat menghasilkan pesan email yang luar biasa.

Bandingkan dengan Pita Tugas, yang dapat diakses dengan memulai atau membuka tugas. Luangkan waktu sejenak untuk mencatat betapa berbedanya itu dari Ribbon Pesan.

Bandingkan dengan tab Sisipkan. Tab Sisipkan bersifat statis di seluruh Outlook, Anda akan dapat memengaruhi konten pesan, tugas, acara kalender, dll. Menggunakan opsi dan fungsi yang sama.

Pesan email memang menambah tab Opsi, yang memiliki beberapa fitur bermanfaat. Di luar Tema, yang mungkin bermanfaat bagi Anda, ada opsi BCC (blind carbon copy, untuk saat Anda ingin menyembunyikan penerima dari header email) dan fungsi Pelacakan. Secara keseluruhan, tidak ada yang penting di sini, tetapi jika Anda perlu meminta kiriman atau tanda terima baca, tab Opsi adalah tempat untuk dikunjungi.

Tab Format Teks sama tidak peduli apa fungsi yang Anda lakukan, dan tidak banyak yang bisa dibicarakan. Tab ini memiliki kemiripan yang sangat mirip dengan fungsi pemformatan yang ditemukan di Word, jadi jika Anda menggunakan Word untuk menulis dan memformat dokumen, kontrol ini mungkin akan Anda kenal.

Terakhir, tab Review adalah tab “just-in-case” Anda. Anda dapat menggunakan alat pemeriksaan tab ini untuk memeriksa ejaan dan tata bahasa Anda, menemukan kata yang lebih baik, dan mencari tahu berapa banyak kata yang ada di email / tugas / rapat Anda.

Tab Tinjauan sama di seluruh aplikasi Outlook. Perhatikan juga bahwa itu berisi fungsi Bahasa, di sini Anda dapat mengatur preferensi bahasa Anda dan preferensi pemeriksaan. Anda juga dapat menerjemahkan item seperti jika Anda berkorespondensi dengan mitra asing atau seseorang mengirim sedikit teks dalam bahasa lain.

Itu sebagian besar untuk fungsionalitas lebih lanjut di Outlook. Jelas, kami melewatkan banyak hal spesifik, tetapi kami merasa bahwa begitu Anda memahami sifat sistem Ribbon. Saat Anda ingin menggunakan suatu fungsi, Anda tahu di mana mencarinya.

Menyiapkan Akun Email Anda Secara Otomatis dan Manual

Mari kita bahas secara singkat pengaturan akun email secara otomatis dan manual. Ketika Anda pertama kali memulai Outlook, itu akan mengganggu Anda untuk mengatur akun.

Anda punya pilihan, Anda dapat mengatur Outlook segera dengan akun email, atau Anda dapat melewati bagian ini dan menambahkan akun nanti.

Jika Anda memilih "Tidak," maka pesan peringatan pada dasarnya akan memberi tahu Anda bahwa Outlook cukup lemah tanpa setidaknya satu akun email. Tentu saja, Anda masih dapat menggunakannya untuk melacak tugas, catatan, menyimpan kalender, dan hal-hal lainnya, tetapi Outlook benar-benar pengalaman yang berfokus pada email.

Dengan mengingat hal itu, kami akan menyiapkan Outlook dengan akun email. Awalnya Anda dapat mencoba melakukannya secara otomatis, di mana Anda akan memasukkan beberapa informasi sepintas tentang akun Anda dan aplikasi akan mencoba mendeteksi pengaturan secara otomatis.

Terkadang ini berhasil, sesuatu yang tidak. Jika ya, maka Anda menang, dan Anda bisa langsung beralih ke bagian berikutnya. Jika tidak atau Anda tahu Anda perlu mengatur jenis server tambahan, maka pilih opsi "Pengaturan manual" dan klik "Berikutnya" untuk melanjutkan.

Demi kenyamanan, kami akan menyiapkan akun yang sudah ada menggunakan metode otomatis. Kami akan menjelaskan metode manual hanya dalam sedikit. Jika Anda perlu mengatur akun secara manual, kami sarankan Anda langsung beralih ke bagian itu. Sementara itu, kami cukup menggunakan akun Outlook.com, memberikan kata sandi kami, dan Anda melihat hasilnya di bawah ini.

Menggunakan Outlook.com adalah cara yang mudah, jika Anda ingin mengatur surat non-Microsoft, Anda mungkin harus mengonfigurasinya secara manual. Jika Anda tidak tahu bagaimana cara melakukannya, kami sarankan Anda mencari cara mengatur Outlook dengan email khusus Anda.

Yang mengatakan, dalam contoh mudah kami, kami klik "Selesai" dan Outlook kemudian membuka kotak masuk baru kami yang mengkilap.

Pengaturan Akun Manual

Sekarang setelah Anda memiliki pemahaman yang cukup baik tentang fitur dasar Outlook, mari kembali ke dan membahas cara mengatur akun email lebih lanjut. Ada kemungkinan Anda seperti banyak orang lain dan memiliki dua atau lebih akun email. Untungnya, Anda dapat mengatur Outlook untuk beroperasi dengan banyak akun email berbeda termasuk POP dan IMAP, dan Anda dapat memiliki akun sebanyak yang dapat Anda tangani secara pribadi.

POP dan IMAP?

Jadi apa yang kita maksud berbicara tentang POP dan IMAP?

Protokol POP atau Kantor Pos telah ada selamanya, dan jika Anda pernah menggunakan dan mengirimkan email kepada klien untuk terhubung ke email yang disediakan ISP Anda, atau mengambil email Anda dari layanan webmail, kemungkinan Anda mungkin telah terhubung menggunakan POP. POP sangat bagus untuk mengunduh pesan Anda.

Jika Anda mengatur akun agar berfungsi dengan IMAP, Outlook akan menyalin struktur folder online Anda dan biasanya hanya akan menyinkronkan nilai email beberapa minggu setiap kali. Email Anda tidak akan dihapus dari server, dan Anda dapat memilih untuk hanya mengunduh header pesan saja, yang fantastis jika Anda memiliki ribuan pesan di folder Anda.

Jadi Anda memiliki POP, yang sudah usang dan sesuatu seperti membawa parang ke email Anda, dan kemudian ada IMAP, yang lebih halus, modern, dan lebih cocok jika Anda ingin mempertahankan kotak masuk yang sama secara online dan offline..

Seperti yang kami katakan, kami pikir IMAP adalah metode yang jauh lebih unggul.

Menambah dan Mengelola Banyak Akun Email

Menambahkan dan mengelola beberapa akun email di Outlook sangat sederhana. Jika Anda ingin menambahkan akun email baru, klik tab "File" pada Ribbon dan klik "Add Account." Layar Pengaturan Akun Otomatis akan muncul. Jika Anda ingin (atau perlu) mengatur akun secara manual, pilih "Pengaturan manual" dan klik "Selanjutnya."

Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, pilihan Anda di antara jenis akun kemungkinan akan POP atau IMAP, dan menyiapkan akun Anda sebagai satu atau yang lain biasanya akan dirinci oleh penyedia email Anda. Dengan kata lain, jika Anda menggunakan Gmail atau Yahoo !, atau bahkan email yang diberikan penyedia layanan Internet Anda, Anda harus berkonsultasi dengan mereka atau Internet untuk instruksi dan pengaturan khusus yang harus Anda gunakan dengan Outlook.

Di sisi lain, jika Anda menggunakan Outlook.com atau layanan jenis Exchange ActiveSync lainnya, maka informasinya akan cukup sederhana untuk disediakan.

Setelah menambahkan akun, jika perlu mengelolanya, Anda dapat memilih akun yang ingin Anda tangani dari pemilih tarik-turun di bagian atas halaman Informasi Akun yang ditemukan di tab File.

Klik "Pengaturan Akun" dan "Pengaturan Akun," lagi. Dari jendela yang dihasilkan, Anda dapat membuat akun baru, memperbaiki yang sekarang, menghapusnya, menjadikannya default (jika Anda memiliki lebih dari satu) dan, tentu saja, mengubah pengaturan apa pun jika perlu.

Di sini kita melihat pengaturan untuk akun Outlook.com. Tidak banyak yang bisa kami lakukan untuk itu, meskipun jika Anda baru saja mengganti kata sandi, Anda dapat dengan cepat memperbaikinya di sini.

Di bawah ini adalah pengaturan IMAP, yang dikonfigurasikan dengan tangan sesuai dengan pengaturan yang disediakan oleh Google.

Whoa, ada banyak lagi yang terjadi di sana, dan kita bahkan harus menggali "Pengaturan Lebih Banyak ..." untuk mengutak-atik port server.

Ingat, Anda hanya perlu melakukan hal semacam ini satu kali, dan kemudian lupakan. Kecuali jika Anda kemudian mengubah kata sandi, atau ingin menambah / menghapus akun, maka pekerjaan Anda dengan pengaturan akun email sudah berakhir secara efektif.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang menambahkan akun IMAP Gmail ke Outlook, kami memiliki panduan kecil yang berguna yang akan membantu Anda.

Siap, Setel, Email!

Meskipun Anda mungkin puas hanya menggunakan Gmail atau hanya Yahoo! Mail untuk penggunaan sehari-hari, jika Anda menggunakan beberapa akun email, seperti akun pribadi, profesional, dan / atau kantor, maka memiliki klien email seperti Outlook dapat menghilangkan peralihan antar akun, memasukkan janji temu ke kalender Anda, atau mengelola tugas.

Ini adalah solusi nyata, layak, semua-dalam-satu-produktivitas, dan mengingat fokus baru Microsoft pada Office suite, tetap menjadi bagian yang relevan dari rutinitas harian banyak pengguna.

Setelah akun email Anda diatur dan siap, Anda dapat mulai menggunakan Outlook dan menjelajahi semua fungsinya. Anda mungkin akan merasa mudah menggunakannya, dan ada banyak lagi yang bisa membantu Anda dengan artikel-artikel sebelumnya, atau dengan bertanya di forum diskusi kami..