Sistem Amplop Sederhana untuk Menyimpan Catatan Keuangan
Foto oleh ollily
Jangan khawatir tidak punya waktu untuk memasukkan semua transaksi keuangan Anda ke dalam spreadsheet atau program yang rumit. Sistem amplop untuk menyimpan catatan keuangan adalah pemeliharaan yang rendah, hemat biaya, dan mudah diimplementasikan dalam waktu singkat. Yang Anda butuhkan hanyalah beberapa amplop, karet gelang, pena, Sharpie, highlighter, kotak penyimpanan, satu jam di akhir bulan, dan semua kwitansi bulan.
Sistem amplop adalah cara sederhana dan menyenangkan untuk menyimpan, mengatur, dan menyimpan tanda terima dan menyimpan catatan keuangan yang andal.
Langkah 1: Simpan Semua Tanda Terima Anda Selama Bulan Ini
Sepanjang bulan, dapatkan tanda terima untuk setiap pembelian yang Anda lakukan. Jika seorang kasir tidak memberikan kwitansi kepada Anda, jangan lupa untuk bertanya. Saat melakukan pembelian online, pastikan untuk mencetak tanda terima segera. Jika Anda bisa, cetaklah di atas kertas tipis dan formatlah sehingga bentuk dan ukurannya sama dengan kwitansi normal.
Simpan kwitansi Anda di dompet Anda sampai mulai meluap, kemudian masukkan ke dalam amplop yang ditunjuk di rumah. Pastikan memberi label amplop seperti "Kwitansi Terkini," dan simpan di tempat yang aman untuk diakses.
Langkah 2: Atur Kuitansi Anda di Akhir Bulan
Sebelum Anda dapat menyimpan catatan Anda secara teratur, Anda perlu mengatur tanda terima. Dan sebelum Anda dapat mengaturnya, Anda harus menyelesaikan setiap tanda terima secara individual.
Telusuri masing-masing dan sorot:
- Tanggal
- Jumlah total yang dihabiskan (atau dikembalikan)
- Jenis transaksi (mis. Uang tunai, debit, cek, kartu hadiah)
Pastikan untuk menggunakan stabilo berwarna terang sehingga tinta dari tanda terima masih terlihat. Beberapa kwitansi memiliki tinta yang sangat ringan yang menghilang begitu disorot. Dalam hal itu cukup sorot di bawah informasi dalam garis lurus sehingga tidak berdarah ke dalam informasi.
Setelah menyorot, tulis catatan langsung ke tanda terima sesuai kebutuhan:
- Catat pengeluaran yang dapat dikurangkan dari pajak yang mungkin terkait dengan bisnis atau untuk amal
- Catatan pengembalian, mengapa mereka dibuat, berapa banyak uang yang dikembalikan, dan total bersih baru
- Labeli semua kwitansi yang belum jelas di mana pembelian dilakukan, kepada siapa uang itu dibuat, atau mengapa itu dilakukan
- Tuliskan catatan lain-lain yang akan membantu Anda menyimpan catatan yang lebih baik, mungkin membuat pengembalian di masa depan, anggaran di masa depan, dan menjadi konsumen yang lebih baik (misalnya mencatat bagaimana menggunakan kupon tertentu menyelamatkan Anda setengah-setengah, ketika penjualan besar terjadi, dll. )
Jika Anda menemukan bahwa tidak ada ruang yang cukup pada kwitansi khusus untuk membuat catatan ini, maka tulislah di selembar kertas kecil dan jepit di bagian belakang kwitansi yang sesuai. Pastikan untuk menulis pengingat pada tanda terima itu sendiri untuk referensi catatan tambahan di halaman berikutnya.
Beginilah tanda terima yang difinalisasi (perhatikan bahwa itu merupakan pokok untuk tanda terima lain di bawahnya):
Setelah Anda selesai membuat catatan, atur batch dalam urutan kronologis dan staples. Atau, Anda dapat menggunakan klip kertas. Tidak masalah jika Anda menggunakan urutan kronologis terbalik (dengan kwitansi terbaru di atas) tetapi apa pun yang Anda pilih - tetap konsisten. Jika tidak, Anda akan kesulitan menemukan kwitansi-kwitansi nanti ketika Anda harus beralih di antara dua sistem pemesanan yang berbeda.
Langkah 3: Simpan Tanda Terima Anda Menggunakan Amplop dan Kotak
Setelah Anda menyiapkan kumpulan kwitansi bulanan, masukkan ke dalam amplop. Anda mungkin harus melipat beberapa kuitansi agar pas. Pertimbangkan kode warna amplop untuk musim atau bulan jika itu membantu Anda tetap teratur.
Kemudian lipat amplop tertutup (tanpa menutupnya) dan balikkan. Gunakan sharpie hitam atau berwarna gelap untuk memberi label amplop. Ikuti contoh di bawah ini, dengan bulan dan tahun di kiri atas, atau beri label dengan cara yang lebih mudah bagi Anda untuk bekerja dengannya.
Setelah Anda memiliki lebih dari satu bulan dikumpulkan, susun amplop bersama-sama dalam urutan kronologis (tetap konsisten dengan urutan yang Anda miliki untuk kwitansi yang sebenarnya). Letakkan karet gelang di sekeliling bundel.
Pada akhir tahun, semua catatan keuangan Anda akan dibundel dalam dua belas amplop. Selama beberapa tahun, Anda akan mengumpulkan banyak bundel.
Simpan bundel amplop Anda tersimpan di dalam kotak. Simpan kotak di tempat yang aman dan mudah diakses. Seiring waktu Anda dapat mengumpulkan beberapa kotak, yang akan mudah ditumpuk dan disimpan. Dan kapan pun Anda perlu merujuk catatan keuangan Anda, mereka akan mudah ditemukan dan diakses.
Sangat ideal untuk menggunakan kotak yang menarik secara visual yang mewakili tujuan keuangan Anda. Kotak pada contoh di bawah ini menampilkan kursi-kursi yang nyaman di pemandangan pantai yang santai, karena lebih banyak waktu liburan adalah salah satu tolok ukur keberhasilan finansial.
Dengan sistem amplop yang mudah diterapkan, Anda dapat menyimpan semua catatan keuangan Anda di satu tempat dengan sedikit kerumitan. Dan Anda dapat membuatnya tetap menyenangkan dengan menggunakan pena berwarna, stabilo, dan amplop, dan kotak yang menarik secara visual yang membuat Anda fokus pada kesuksesan finansial!
