Cara Melacak Perubahan di Excel
Apakah Anda mencari cara untuk melacak perubahan yang dilakukan pada spreadsheet Excel? Ada banyak kasus di mana Anda harus mendistribusikan file ke banyak orang dan melacak perubahan apa yang dilakukan. Anda mungkin ingin melacak ketika perubahan dibuat, siapa yang membuat perubahan, sel apa yang terjadi perubahan dan data apa yang diubah.
Excel memiliki fitur pelacakan bawaan yang dapat menangani semua kasus di atas. Anda dapat dengan mudah meninjau semua perubahan secara langsung pada lembar kerja dan Anda juga dapat menerima atau menolak setiap perubahan. Ada beberapa poin yang perlu diingat tentang fitur pelacakan Excel:
1. Menghidupkan pelacakan tidak berarti Anda dapat mengembalikan kembali spreadsheet tepat waktu ke kondisi sebelumnya dengan membatalkan perubahan. Ini pada dasarnya file log yang merekam semuanya dan hanya itu. Anda dapat secara manual pergi dan melihat data apa yang telah dihapus atau ditambahkan, tetapi Anda harus membuat sendiri perubahan pada spreadsheet.
2. Menghidupkan pelacakan tidak berarti setiap perubahan yang Anda buat akan direkam. Data apa pun yang disimpan dalam sel dilacak, tetapi perubahan lain seperti pemformatan tidak. Perubahan lain yang tidak dilacak termasuk menyembunyikan / menyembunyikan baris dan kolom, komentar, dan nilai sel yang berubah menjadi karena perhitungan ulang formula.
3. Riwayat perubahan hanya disimpan selama 30 hari secara default. Jika Anda membuat perubahan pada lembar kerja Excel dan kemudian buka buku kerja lagi 45 hari kemudian, maka Anda akan dapat melihat riwayat perubahan selama 45 hari sampai Anda menutup buku kerja. Saat Anda menutupnya, setiap perubahan sejarah yang lebih dari 30 hari akan hilang. Itu berarti lain kali Anda membukanya, Anda tidak akan dapat melihat perubahan yang Anda buat 45 hari sebelumnya.
4. Setiap kali Anda menghidupkan pelacakan, buku kerja menjadi buku kerja bersama. Ini berarti bahwa banyak pengguna akan membuat perubahan pada dokumen.
Sekarang setelah Anda mengetahui beberapa dasar tentang cara kerja pelacakan di Excel, mari kita bicara tentang cara mengaktifkannya, mengubah pengaturan dan melacak perubahan!
Mengaktifkan Pelacakan
Mari kita lanjutkan dan nyalakan pelacakan terlebih dahulu. Buka Excel dan klik pada Ulasan tab pada pita. Di paling kanan, Anda akan melihat opsi yang disebut Lacak Perubahan di bawah Perubahan bagian.
Klik tombol dan pilih Sorot Perubahan. Anda akan mendapatkan kotak dialog di mana Anda sekarang perlu mencentang opsi “Lacak perubahan saat mengedit. Ini juga membagikan buku kerja Anda ”.
Anda memiliki beberapa opsi di sini termasuk Kapan, Siapa, dan Dimana. Untuk Kapan, Semua berarti setiap perubahan akan disorot. Anda juga memiliki opsi untuk menyoroti perubahan sejak terakhir kali Anda menyimpan dokumen, sejak tanggal tertentu, atau perubahan yang belum ditinjau.
Jika Anda memeriksa Siapa, Anda dapat memilih untuk melacak perubahan yang dilakukan oleh siapa pun atau perubahan yang dilakukan oleh semua orang kecuali Anda. Itu Dimana Opsi memungkinkan Anda untuk melacak perubahan hanya untuk bagian tertentu dari spreadsheet. Cukup klik tombol di sebelah kanan dan pilih rentang sel yang ingin Anda catat.
Akhirnya, Anda dapat menghapus centang Sorot perubahan di layar opsi jika Anda tidak ingin orang lain tahu Anda melacak perubahan. Secara default, setelah Anda mulai melacak dan opsi ini dipilih, setiap sel yang diubah akan menunjukkan panah kecil di kiri atas untuk mengindikasikan itu telah diubah.
Juga, jika Anda mengklik sel yang diubah (dengan Sorot perubahan di layar dihidupkan), Anda akan mendapatkan jendela sembulan kecil yang menunjukkan dari mana nilainya diubah dan diubah menjadi dan pada jam berapa. Jika Anda membatalkan pilihan opsi Sorotan pada layar, segitiga hitam kecil itu tidak akan muncul.
Jadi yang dapat Anda lakukan, misalnya, menyembunyikan perubahan di layar dengan tidak mencentang kotaknya, mengirimkan file Anda ke semua orang yang harus melakukan perubahan padanya, dan ketika Anda mendapatkannya kembali, buka saja Lacak Perubahan dan periksa kembali kotak.
Konfigurasikan Pelacakan
Langkah selanjutnya adalah melihat pengaturan untuk pelacakan dan menyesuaikannya sesuai dengan kebutuhan Anda. Untuk melakukan ini, klik pada Bagikan Buku Kerja tombol yang langsung ke kiri Lacak Perubahan tombol. Klik pada Maju tab saat Bagikan Buku Kerja dialog muncul.
Di sini Anda dapat mengubah jumlah hari untuk menjaga riwayat perubahan menjadi selain 30 hari. Secara default, perubahan diperbarui ketika file disimpan, tetapi Anda dapat membuatnya sehingga dilakukan secara otomatis setiap beberapa menit. Terakhir, Anda dapat memilih bagaimana Anda ingin menangani konflik: baik dengan diminta atau membiarkan perubahan terakhir saat menyimpan file menang.
Melihat Perubahan
Setelah Anda mengaktifkan pelacakan dan membuat beberapa perubahan, Anda dapat mengklik tombol Track Changes lagi, klik Highlight Changes dan Anda akan melihat bahwa Daftar perubahan pada lembar baru kotak tidak lagi berwarna abu-abu.
Periksa itu dan klik OK. Lembar kerja baru bernama Sejarah akan ditambahkan yang akan memungkinkan Anda melihat semua perubahan yang telah dibuat untuk buku kerja itu.
Pada titik tertentu, Anda harus menyetujui atau menolak perubahan. Anda dapat meninjau semua perubahan lalu mengambil dan memilih yang ingin Anda simpan atau buang.
Cukup klik Lacak Perubahan lagi dan pilih Terima / Tolak Perubahan. Pilih opsi untuk memilih perubahan mana yang ingin Anda terima atau tolak. Jika Anda ingin meninjau semua perubahan, tinggalkan saja Kapan dicentang dan pastikan sudah diatur ke Tidak Ditinjau.
Klik OK dan Excel akan mulai menunjukkan kepada Anda setiap perubahan yang dibuat dan memberi Anda opsi untuk Menerima atau Menolak. Anda juga bisa Terima semua atau Tolak Semua berubah jika Anda suka.
Jika Anda menolak perubahan, itu akan segera kembali ke apa yang semula di sel itu. Perlu dicatat bahwa jika sel lain mereferensikan isi dari sel yang ditolak, maka nilai itu juga akan berubah ketika nilai sel yang direferensikan kembali. Ini dapat menyebabkan formula rusak, dll, jadi berhati-hatilah.
Itu dia! Sekarang Anda dapat melacak setiap perubahan yang dibuat pada spreadsheet Excel Anda dengan mudah dengan menggunakan fitur bawaan ini. Jika Anda memiliki pertanyaan, kirimkan komentar. Nikmati!
