5 Cara Efektif untuk Menjaga File Anda Tetap Terkendali

Komputer Anda adalah hutan digital. Sangat mudah untuk mengambil tempat kerja desain yang bersih dan rapi dan mengubahnya menjadi kekacauan besar. Ada terlalu banyak file, dan mereka ada di mana-mana. File desain yang Anda butuhkan menjadi hampir tidak mungkin ditemukan. Jadi, bagaimana Anda menjaga agar file Anda tidak terkendali? Nah, Anda beruntung, karena ada 5 cara efektif untuk mengendalikan file Anda.

Tetapi pertama-tama: mengapa komputer dan file desain kita lepas kendali begitu mudah? Alasan yang sama begitu banyak orang memiliki kamar berantakan dan lemari tidak terorganisir dan ruang kerja fisik. Kecuali kalikan dengan 100, karena sangat mudah untuk membuat file desain komputer yang tidak memakan ruang fisik.

Untungnya, tidak sulit untuk menjaga komputer Anda dan merancang file di bawah kontrol. Tambahkan sedikit akal sehat, padukan dengan sedikit disiplin diri, dan ulangi, ulangi, ulangi. Jangan khawatir - kedengarannya lebih banyak pekerjaan daripada itu. Samakan saja dengan menyikat gigi: begitu Anda terbiasa melakukan hal-hal ini, Anda bahkan tidak akan menyadarinya. Anda akan secara alami menjaga komputer Anda dan merancang file di bawah kendali.

Baiklah, tanpa basa-basi lagi, ini dia 5 cara efektif untuk mengendalikan file Anda.

1. Menghapus File-file Lama dan Tidak Diperlukan dengan Kejam

(Gambar oleh Mixy Lorenzo)

Yang ini mungkin tampak menampar dahi, tetapi kadang-kadang langkah akal yang paling umum diabaikan. Lupakan semua perangkat lunak produktivitas, dan alur kerja pengaliran file, dan omong kosong produktivitas tepuk tangan apa pun lainnya: cukup hapus file lama dan yang tidak perlu.

Ini sama dengan membersihkan kamar Anda atau mengatur file fisik Anda. Anda memeriksa barang-barang Anda, dan ketika melihat suatu barang, Anda memutuskan: apakah ini relevan dengan sesuatu yang penting? Jika tidak, Anda dengan kejam membuangnya. Itu bagaimana Anda tetap teratur: dengan meminimalkan jumlah barang yang Anda miliki. Tidak ada trik atau rahasia.

Metode ini tidak berbeda ketika datang ke file desain komputer Anda. Saat menelusuri file Anda, putuskan apakah masing-masing masih relevan dengan sesuatu yang penting. Jika tidak, hapus dengan kejam - Anda tidak akan membutuhkannya lagi, dan itu hanya mengacaukan tempat kerja digital Anda. Biasanya file-file ini adalah file proyek lama seperti draf grafik dan desain sebelumnya dan file situs web yang usang.

Bagus dan semuanya, tetapi kapan Anda harus menghapus file lama dan tidak perlu dengan kejam? Lagi pula, praktis semua orang benci membersihkan kamar mereka.

Nah, sama seperti cara Anda dapat meminimalkan harus menjadwalkan membersihkan kamar Anda adalah dengan merawat suatu objek segera setelah Anda menemukannya, jadi Anda juga harus memutuskan apakah Anda perlu menghapus file ketika Anda menemukannya. Yang membawa kita ke # 2 ...

2. Ambil Tindakan Segera pada File yang Anda Temui

(Gambar oleh John Britton)

Cara terbaik untuk menghindari keharusan menjadwalkan penyortiran dan pembersihan file desain komputer Anda adalah dengan tidak diperlukan. Setiap kali Anda menemukan file, segera ambil tindakan.

Tapi Anda tidak diragukan lagi seorang pria atau wanita yang sibuk. Anda memiliki banyak hal untuk dilakukan, tempat yang harus dikunjungi. Anda tidak dapat menghapus semua yang Anda lakukan dan mengurus setiap file yang Anda temui. Jadi, bagaimana Anda memutuskan kapan harus mengambil tindakan? Gunakan aturan 5 menit: jika mengambil tindakan segera pada file akan memakan waktu 5 menit atau kurang, rawat segera setelah Anda menemukannya.

Terdengar akrab? Itu karena ini “terpengaruh” oleh buku populer David Allen GTD: Mendapatkan Segala Sesuatu. Di dalamnya, ia mengatakan Anda dapat menghindari mengumpulkan daftar tugas yang harus dilakukan dengan segera mengurus tugas yang Anda hadapi selama itu tidak akan lebih dari beberapa menit..

Ini juga berlaku untuk file desain komputer Anda:

• Menemukan logo yang setengah jadi? Bungkus dan kirim.
• Hampir selesai dengan sepotong kode? Selesaikan itu.
• Punya sekelompok file yang Anda tidak yakin perlu lagi? Telusuri, putuskan, dan hapus jika perlu.

Jadi # 1 dan # 2 membantu menjaga file Anda tetap terkendali. Tapi ada elemen penting lainnya, yaitu ...

3. Miliki Beberapa Folder Mungkin

(Gambar oleh Steve Ryan)

Buat hanya beberapa folder untuk jenis pekerjaan Anda, dan jadilah umum dengan kategori sebanyak mungkin. Alih-alih mendapatkan ceruk dengan folder yang tak terhitung yang dipecah (seperti 'vektor' atau 'photoshop' atau apa pun), hanya memiliki hal-hal seperti 'logo' dan 'situs web'. Atau Anda dapat memiliki folder untuk setiap proyek, dan semua jenis file yang terkait dengannya masuk ke sana.

Kenapa melakukan ini? Dua alasan:

1. Tidak ada kelumpuhan keraguan: apakah file itu logo, barang situs web, atau bagian dari proyek? Hanya membuangnya di folder masing-masing dan selesai dengan itu.
2. Filter anti-terlalu-banyak file: ketika Anda melihat folder diisi dengan terlalu banyak file, Anda akan cenderung untuk menghapus yang lama dan tidak perlu. Mirip dengan melihat terlalu banyak barang di kamar Anda, daripada menyembunyikannya di laci dan kamar lain.

Hindari terlalu spesifik dengan nama dan kategori folder. Semakin spesifik Anda memberi nama folder, semakin banyak kategori yang Anda miliki. Dan dengan lebih banyak kategori, Anda harus memutuskan ke mana file baru pergi. Kemungkinannya, itu tidak akan cocok dengan salah satu saja, jadi Anda akan memilihnya secara sewenang-wenang. Kemudian ketika saatnya untuk mengatur lebih banyak file, Anda akan berpikir kembali ke kategori mana yang Anda pilih dengan file serupa terakhir kali. Belum lagi tidak tahu kategori mana yang dimiliki masing-masing file juga.

Mengapa tidak menggunakan sistem penandaan saja? Maka Anda dapat menghapus semua folder sekaligus, bukan? Sementara secara teori ini harus bekerja, pada kenyataannya itu akan mendorong Anda untuk membuat dan menyimpan terlalu banyak file.

Inilah yang akan terjadi:

1. Anda menandai file awal Anda, merasa senang bahwa Anda akan dapat dengan mudah menemukannya nanti dengan mencari melalui tag.
2. Anda menjadi liberal dengan tag dengan membuat terlalu banyak tag yang terlalu spesifik - ini disebabkan oleh kelumpuhan karena keragu-raguan, karena Anda tidak dapat memilih antara dua tag dan memutuskan untuk membuat yang baru khusus untuk satu file tersebut.
3. Anda akhirnya memiliki terlalu banyak tag yang menjadi sulit untuk ditemukan.
4. Yang lebih buruk adalah karena Anda tidak merasa perlu untuk menjaga jumlah file Anda rendah, Anda sekarang memiliki lebih banyak file daripada jika mereka terus-menerus terlihat di folder umum yang Anda cari.

4. Fitur Pengaturan Otomatis Ditch

(Gambar oleh Mark Sebastian)

Fitur pengorganisasian otomatis (bayangkan fitur pengubahan nama dan penyortiran otomatis iTunes tetapi diterapkan pada semua file) adalah musuh utama untuk menjaga file tetap terkendali. Mereka mendorong pembuatan dan penyimpanan file liberal. Meskipun pada awalnya tampak baik-baik saja, semakin banyak file yang Anda miliki, semakin sedikit Anda akan tahu di mana semuanya berada.

Mengapa tidak menghapus file saja saat sudah tua atau tidak perlu? Fitur pengorganisasian otomatis akan mendorong Anda untuk tidak menghapus. Agak seperti fitur pencarian yang tidak pernah dihapus dari Gmail saja. Tetapi tidak seperti email, di mana Anda hanya memiliki satu jenis konten (teks) dan karenanya mudah dicari, file Anda sulit dicari dengan cara ini. Tidak ada cara sederhana untuk mencari di dalam konten, terutama untuk file visual dan audio. Jadi satu-satunya hal yang harus Anda kerjakan adalah nama file dan mungkin beberapa deskripsi meta yang ditandai. Itu resep untuk kelebihan file.

Dengan tidak menggunakan fitur pengorganisasian otomatis, Anda akan bertanggung jawab untuk setiap file yang Anda buat. Anda akan melihatnya dan memperhatikannya setidaknya sekali, sehingga Anda akan lebih sadar akan setiap file di komputer Anda. Dengan cara ini, Anda akan merasakan lebih baik ketika file Anda keluar kendali - dan ketika Anda perlu menghapus dengan kejam.

5. Konsolidasi File Bila Mungkin

(Gambar oleh Aldo Gonzalez)

Ini sederhana. Jika Anda dapat menggabungkan dua file atau lebih menjadi satu, maka Anda secara alami akan memiliki lebih sedikit file. Dan lebih sedikit file sama dengan lebih sedikit kekacauan.

Manfaat lain dari konsolidasi file adalah menjadi lebih mudah untuk menemukan apa yang Anda cari. File Anda menjadi lebih teratur. Bagaimana? Secara alami Anda akan memiliki konten yang relevan dalam satu file, jadi tidak perlu berburu beberapa file yang berkaitan dengan proyek yang sama.

Bagaimana cara Anda mengkonsolidasikan file Anda?

• Untuk teks, cukup salin / tempel konten terkait dari banyak file ke dalam satu file teks utama.
• Untuk desain visual, Anda dapat menyalin / menempelkan berbagai elemen dan variasi ke dalam satu file grafik utama.

Setiap aplikasi grafis utama dan kecil mendukung lapisan dan pelabelan dan pengelompokannya, jadi manfaatkan itu. Bisa berupa variasi logo, atau banyak aspek dari desain yang lebih besar - semuanya dalam satu file grafik.

Memang, tidak semua jenis file atau konten dapat dikonsolidasikan. Kode, misalnya. Jadi itu sebabnya judul di atas diberi judul “bila memungkinkan” - lakukan yang terbaik yang Anda bisa, dan jumlah apa pun yang membantu mengurangi jumlah file adalah keuntungan bersih.

Simpan File Anda Secara Efektif Di Bawah Kontrol

Semoga 5 cara ini bukan hanya beberapa pornografi produktivitas: hal-hal yang harus dibaca untuk menghindari melakukan pekerjaan nyata yang membuat Anda mendapatkan hasil yang diinginkan dalam hidup Anda. Tidak, ini ditulis dengan tujuan sebagai hal yang dapat ditindaklanjuti, Anda dapat mulai menerapkan sekarang untuk menjaga komputer Anda dan merancang file agar tidak terkendali.

Tidak ada yang secara aktif ingin mengatur dan mengelola komputer mereka dan merancang file. Jadi 5 cara ini akan membantu Anda membentuk kebiasaan yang akan menghindari keharusan melakukan itu. Dan seperti kebiasaan lainnya, hal yang paling penting adalah mulai melakukannya.

Untuk rekap, berikut adalah 5 cara efektif untuk mengendalikan file Anda:

1. Menghapus file-file lama dan tidak perlu
2. Ambil tindakan segera pada file yang Anda temui
3. Punya folder sesedikit mungkin
4. Selokan fitur pengorganisasian otomatis
5. Konsolidasi file jika memungkinkan

Giliran Anda: apa cara lain yang telah membantu Anda menjaga komputer dan mendesain file di bawah kontrol secara efektif?

Catatan Editor: Posting ini ditulis oleh Oleg Mokhov untuk Hongkiat.com. Oleg Mokhov adalah musisi elektronik paling mobile di dunia, penggila desain web dan visual, dan salah satu pendiri toko musik gratis premium, Soundtrackster.