Versi, Membandingkan, dan Menggabungkan Dokumen

Untuk pelajaran terakhir dalam seri Sekolah Geek ini, kita akan berbicara tentang melacak versi di Word dan membandingkan dan menggabungkan dokumen.

NAVIGASI SEKOLAH

1. Menggunakan Templat untuk Memastikan Tata Letak Umum dan Pemformatan
2. Melacak Perubahan yang Dibuat pada Dokumen
3. Menggunakan Komentar untuk Menunjukkan Perubahan dalam Dokumen
4. Membatasi dan Melindungi Dokumen dan Templat
5. Versi, Membandingkan, dan Menggabungkan Dokumen

Fitur Versi di Word telah dihapus di Word versi terbaru. Di Word 2013, satu-satunya cara Anda dapat mengakses versi dokumen sebelumnya di Word adalah dengan membuka versi dokumen yang disimpan secara otomatis (disimpan otomatis). Anda juga dapat membuka dokumen terbaru yang belum disimpan. Namun, tidak ada fitur versi formal di Word. Kami akan menunjukkan kepada Anda alternatif yang dapat Anda tambahkan dengan mudah ke Word secara gratis yang akan memberikan kemampuan ini.

Jika beberapa orang telah bekerja pada salinan berbeda dari file yang sama, alih-alih menggunakan fitur Track Changes pada satu salinan file, Anda dapat membandingkan dua versi file untuk melihat perbedaannya. Word berisi alat perbandingan yang memungkinkan Anda membandingkan dua file, asalkan mereka memiliki nama file yang berbeda. Kami akan menunjukkan kepada Anda cara menggunakan fitur ini dan cara membaca hasil perbandingan.

Selain membandingkan dokumen, Anda dapat menggabungkan dokumen setelah membandingkannya. Kami akan menunjukkan kepada Anda cara menggabungkan dua versi dokumen yang sama dan juga cara menggabungkan dua dokumen yang berbeda, jika beberapa penulis telah mengerjakan bagian dokumen yang terpisah..

Setelah semua perubahan dibuat, perbandingan yang diperlukan dibuat, dan penggabungan dokumen dilakukan, Anda dapat dengan mudah berbagi dokumen menggunakan Microsoft OneDrive. Anda juga bisa menggunakan OneDrive kapan saja dalam proses kolaborasi untuk memberikan akses ke dokumen untuk pengulas lain.

Melacak Versi Dokumen

Word dulu memiliki fitur versi formal yang memungkinkan Anda untuk menyimpan berbagai versi dokumen di dalam dokumen itu sendiri. Fitur itu telah hilang dan satu-satunya cara Anda dapat mengambil versi dokumen sebelumnya adalah melalui fitur Simpan Otomatis atau dengan mengakses dokumen yang belum disimpan, jika tersedia.

Secara default, Word secara otomatis menyimpan dokumen Anda pada interval tertentu. Ini adalah fitur Simpan Otomatis. Untuk kembali ke salinan dokumen Anda yang sebelumnya disimpan secara otomatis, klik tab “File” dan pilih item “(penyimpanan otomatis)” dari daftar di bawah “Versi.”

Anda juga dapat menambah atau mengurangi interval untuk fitur Simpan Otomatis di Word.

Jika Anda telah menutup dokumen Anda secara tidak sengaja tanpa menghemat, atau Anda kehilangan daya dan komputer mati secara tak terduga, Anda dapat memulihkan dokumen yang belum disimpan. Untuk melakukan ini, klik tab "File" dan klik tombol "Kelola Versi" pada layar "Info". Pilih "Pulihkan Dokumen yang Tidak Disimpan" dari menu drop-down.

Jika ada file yang belum disimpan tersedia, mereka akan terdaftar di kotak dialog "Open" yang menampilkan.

Alternatif untuk Menyimpan Versi Dokumen Word

Ada alternatif untuk menambahkan sistem versi ke Word. Salah satunya adalah add-in untuk Word, yang disebut Simpan Versi, dan yang lainnya adalah plugin yang bekerja dengan program kontrol versi eksternal yang disebut Perforce.

Add-in Simpan Versi memungkinkan Anda untuk dengan mudah menyimpan versi dokumen Word bernomor dari dalam file.

Perforce adalah program kontrol versi yang tersedia gratis untuk hingga 20 pengguna. Mereka menyediakan plugin untuk Microsoft Office yang memungkinkan file Microsoft Word, Excel, PowerPoint, dan Project mudah disimpan dan dikelola di Perforce dari dalam program.

Bandingkan Dua Versi Dokumen yang Sama

Jika peninjau lupa menggunakan fitur "Lacak Perubahan", dan Anda tidak menguncinya dalam dokumen, Anda masih dapat membandingkan dua versi dokumen dan menerima dan menolak perubahan berdasarkan perbandingan. Yang Anda butuhkan hanyalah dokumen asli dan dokumen revisi. Setiap file harus memiliki nama yang berbeda.

Fitur “Bandingkan” dan “Gabungkan” serupa, tetapi masing-masing memiliki tujuannya. Jika Anda hanya memiliki dua dokumen yang ingin Anda bandingkan, dan tidak ada yang berisi perubahan terlacak, gunakan fitur "Bandingkan". Jika Anda memiliki dua atau lebih dokumen yang berisi perubahan yang terlacak, dan Anda perlu melacak siapa yang mengubah apa dan kapan, gunakan fitur "Combine", yang dijelaskan nanti dalam pelajaran ini.

Untuk membandingkan versi dokumen asli dan revisi, klik "Bandingkan" di bagian "Bandingkan" pada tab "Tinjau" dan pilih "Bandingkan" dari menu tarik-turun.

CATATAN: Anda tidak dapat membandingkan dua dokumen jika keduanya dilindungi untuk perubahan yang terlacak atau menerapkan perlindungan dokumen apa pun. Hapus perlindungan dokumen untuk terus membandingkan dokumen. Lihat Pelajaran 2 untuk informasi tentang cara membuka kunci fitur perubahan yang terlacak dan Pelajaran 4 untuk informasi tentang cara menghapus batasan pemformatan dan pengeditan dari dokumen dan kata sandi yang ditetapkan untuk dokumen untuk membukanya.

Pada kotak dialog "Bandingkan Dokumen", pilih "Dokumen asli" dari daftar turun bawah.

Pilih "Dokumen yang direvisi" dari daftar drop-down. Di bawah "Dokumen yang direvisi," tentukan label untuk diterapkan pada perubahan sehingga Anda tahu siapa yang membuatnya dalam kotak edit "Label perubahan dengan". Itu bisa berupa nama pengguna atau apa pun yang Anda suka.

Klik "Lainnya" untuk mengakses lebih banyak opsi.

Di bagian "Pengaturan perbandingan", pilih item yang ingin Anda bandingkan dalam dua dokumen. Secara default, semua item dipilih.

CATATAN: Item "Penyisipan dan penghapusan" selalu berwarna abu-abu dan selalu diperiksa. Saat Anda menggunakan "Bandingkan" atau "Gabungkan", penyisipan dan penghapusan akan selalu dibandingkan.

Di bagian "Tampilkan perubahan pada", pilih untuk membandingkan karakter dengan karakter ("Level Karakter") atau kata per kata ("Level kata"). "Level karakter" memungkinkan Anda untuk melihat perubahan yang dibuat. Misalnya, jika dokumen asli memiliki kata "to" dan dokumen yang direvisi memiliki kata "too," yang ditambahkan "o", pengaturan "Word level" akan menunjukkan kepada Anda bahwa "to" diganti dengan " juga. "Namun, pengaturan" Level karakter "akan menunjukkan fakta bahwa" o "ditambahkan.

Secara default, fitur "Bandingkan" menempatkan perubahan ke dalam dokumen baru, seperti yang ditunjukkan pada bagian "Tampilkan perubahan di". Namun, Anda dapat memilih untuk memasukkan perubahan ke dalam "Dokumen asli" atau "Dokumen yang direvisi."

Klik "OK" setelah Anda menentukan pilihan.

Perbandingan antara dua dokumen dibuat dan perubahan ditampilkan dalam dokumen yang ditentukan. Dalam contoh kami, kami memilih untuk menerima default untuk menunjukkan perubahan pada dokumen baru. "Dokumen asli" dan "Dokumen yang direvisi" keduanya ditampilkan dalam panel di sebelah kanan "Dokumen yang Dibandingkan" untuk digunakan sebagai referensi. Mereka tidak dapat diedit.

Jika Anda tidak melihat panel yang berisi dokumen asli dan yang direvisi, klik "Bandingkan" di bagian "Bandingkan" pada tab "Tinjau". Kemudian, pilih "Show Source Document" dan kemudian "Show Keduanya." Anda juga dapat memilih untuk "Show Original" atau "Show Revised," jika Anda tidak ingin melihat keduanya.

"Panel Peninjau", dibahas secara singkat dalam Pelajaran 2 dan lebih rinci dalam Pelajaran 3, juga ditampilkan di sebelah kiri "Dokumen yang Dibandingkan."

Dalam "Dokumen yang Dibandingkan," Anda dapat melalui perubahan yang dilacak, seperti yang dibahas dalam Pelajaran 2, menerima atau menolak setiap perubahan.

Kemudian, simpan dokumen yang dibandingkan dengan nama yang berbeda dan Anda akan memiliki dokumen yang berisi perubahan dari dokumen asli dan yang direvisi.