Cara Berkolaborasi dalam Dokumen Melalui Internet

Tidak perlu berkerumun di komputer yang sama atau mengirim file bolak-balik melalui email jika Anda ingin berkolaborasi dengan orang lain. Anda semua dapat mengedit salinan dokumen yang sama - Anda bahkan dapat mengeditnya secara bersamaan.

Kami merekomendasikan Google Documents karena ini adalah solusi kolaborasi yang lebih matang dan kami memiliki pengalaman paling banyak dengannya. Microsoft Office Online baru-baru ini mendapatkan fitur coauthoring waktu-nyata, sehingga mungkin juga patut dilihat.

Google Documents

Google Documents adalah suite kantor Google. Seperti kebanyakan layanan Google, ini adalah aplikasi gratis yang Anda akses di browser web Anda. File yang Anda buat di Google Documents disimpan ke Google Drive dan dikaitkan dengan akun Google Anda. Karena file-file ini hidup online bukan di komputer Anda, mudah bagi Anda untuk berbagi dokumen dengan orang lain. Google mengontrol dokumen dan dapat memberi orang lain akses ke sana.

Untuk menggunakan Google Documents untuk kolaborasi, buka situs web Google Drive dan masuk dengan akun Google Anda. Klik tombol Buat dan pilih jenis dokumen yang ingin Anda kerjakan untuk membuat dokumen baru. Anda juga dapat membuka dokumen yang ada yang tersimpan di Google Drive atau mengunggah dokumen dari komputer Anda.

Dengan dokumen terbuka, klik tombol Bagikan. Anda dapat mengarahkan kursor ke tombol ini untuk melihat siapa yang memiliki akses ke dokumen ini.

Masukkan alamat email orang yang ingin Anda ajak berkolaborasi dalam dokumen. Orang yang Anda tambahkan memiliki izin edit secara default, tetapi Anda juga dapat membatasi mereka hanya berkomentar atau melihat dokumen. Izin "Can view" berguna jika Anda hanya ingin menunjukkan dokumen kepada orang-orang.

Secara default, orang akan menerima email saat Anda berbagi dokumen dengan mereka. Email tersebut berisi tautan ke dokumen sehingga mereka dapat mengeditnya bersama Anda. Jika Anda tidak mengerjakan dokumen, itu tidak masalah - mereka dapat mengeditnya dan Anda akan melihat perubahannya ketika Anda kembali ke dokumen nanti.

Saat beberapa orang mengerjakan dokumen, Anda akan melihat beberapa kursor entri teks. Anda akan melihat secara real time apa yang orang lain ketik di dalam dokumen, sehingga Anda dapat berkolaborasi pada dokumen yang rumit tanpa saling bertabrakan dan harus menyelesaikan pengeditan yang bertentangan nanti. Bahkan ada fitur obrolan yang dapat Anda gunakan untuk berbicara dengan rekan penulis.

Untuk melihat daftar dokumen yang dibagikan kepada Anda, Anda dapat mengklik kategori Dibagikan dengan saya di Google Drive.

Office Online

Microsoft Office Online sebelumnya dikenal sebagai Office Web Apps. Ini adalah versi Microsoft Office yang sepenuhnya gratis dan berbasis web yang Anda akses di browser Anda. Karena ini adalah aplikasi web, ini bukan Microsoft Office lengkap dan lebih terbatas. Anda dapat melakukan beberapa kolaborasi dengan versi desktop Microsoft Office, tetapi itu bukan solusi matang seperti yang ditawarkan Google Documents. Misalnya, hanya satu orang yang dapat mengerjakan paragraf yang sama pada saat berkolaborasi di Office 2013.

Office Online tersedia di Office.com. Ini membutuhkan akun Microsoft, dan menyimpan dokumen Anda ke layanan penyimpanan file Microsoft OneDrive (sebelumnya dikenal sebagai SkyDrive).

Untuk memulai, kunjungi situs Office Online dan buka aplikasi pilihan Anda - atau kunjungi situs OneDrive dan buka dokumen yang ada. Dengan dokumen terbuka, klik tombol Bagikan di bagian atas halaman. Anda juga dapat mengklik menu FILE pada pita, klik Bagikan, dan pilih Bagikan dengan Orang.

Masukkan alamat email yang ingin Anda bagikan dan pilih izin yang ingin Anda berikan. Anda dapat memilih apakah orang yang Anda bagikan dokumen dapat mengedit dokumen dan apakah mereka memerlukan akun Microsoft untuk melakukannya.

Orang yang Anda bagikan dokumen akan menerima undangan email dengan tautan ke dokumen Anda. Mereka dapat membuka dokumen, klik tombol Edit, dan pilih Edit di Word Online untuk mengerjakannya. Anda dapat mengelola daftar orang yang memiliki izin untuk melihat atau mengedit dokumen dari panel Share.

Ada berbagai cara lain untuk bekerja pada dokumen yang sama secara real time melalui Internet, tetapi Anda mungkin lebih baik tetap menggunakan fitur kolaborasi ini. Google Docs dan Office Online keduanya menjadikan ini sederhana dan termasuk aplikasi kantor yang mampu bekerja dengan.