Cara Menemukan dan Mengganti Pemformatan di Microsoft Word
Fitur Cari dan Ganti Microsoft Word tidak hanya untuk mengganti teks. Anda juga dapat menggunakan Temukan dan Ganti untuk menemukan tipe pemformatan tertentu di seluruh dokumen Anda dan bahkan mengganti pemformatan itu dengan yang lain.
Kapan Menemukan dan Mengganti Pemformatan Berguna?
Ada banyak cara untuk menggunakan Temukan dan Ganti untuk memformat, tetapi kapan sebaiknya Anda mempertimbangkan untuk menggunakan Temukan dan Ganti alih-alih menerapkan perubahan pemformatan manual atau menggunakan opsi lain seperti Format Painter?
Terkadang, masuk akal untuk menerapkan perubahan format secara manual. Misalnya, jika Anda perlu mengubah warna semua teks atau menghapus semua contoh teks tebal dalam dokumen Anda, Anda bisa melakukan ini dengan memilih semua (Ctrl + A) dan kemudian menerapkan perubahan yang Anda inginkan. Jika Anda perlu mengontrol apa yang berubah dan apa yang tidak lebih tepat, Anda mungkin lebih baik membaca dokumen Anda dan membuat perubahan itu dengan tangan.
Namun, ada kalanya Find and Replace dapat membantu Anda menghemat waktu dengan menerapkan perubahan format lebih cepat dan lebih mudah daripada format manual. Anda dapat menggunakan Temukan dan Ganti untuk mencari dan mengubah pemformatan karakter dan paragraf.
Berikut adalah beberapa contoh yang mungkin berguna:
- Anda telah menggunakan satu jenis pemformatan karakter di seluruh dokumen Anda dan ingin mengubahnya ke jenis pemformatan lain. Misalnya, Anda menggunakan huruf miring untuk penekanan, dan sekarang Anda ingin menghapus pemformatan itu.
- Anda memiliki kata atau frasa tertentu yang ingin Anda terapkan (atau ubah) pemformatan karakter. Misalnya, Anda mengulangi frase "Little Red Riding Hood" di seluruh dokumen Anda, dan kini Anda telah memutuskan bahwa Anda ingin frasa itu menggunakan font dan teks merah yang berbeda..
- Anda telah menggunakan pemformatan paragraf tertentu (penyelarasan, lekukan, spasi, dan sebagainya) dan Anda ingin mengubahnya. Misalnya, Anda mengatur paragraf tertentu untuk disejajarkan ke kiri dan memiliki lekukan tertentu, dan sekarang Anda ingin menghapus lekukan itu dan pusatkan luruskan paragraf tersebut.
Sekarang ya, dengan pandangan jauh ke depan, Anda bisa mengatur gaya karakter dan paragraf dan kemudian menerapkannya dengan ketat di seluruh dokumen Anda. Itu akan membuat mengubah beberapa hal ini lebih mudah dikelola. Tetapi ketika tinjauan ke masa depan berubah ke belakang, Temukan dan Ganti dapat membantu Anda menyelesaikan pekerjaan.
Siap melihatnya dalam aksi?
Menggunakan Find and Replace untuk Mengubah Pemformatan Karakter
Ketika datang untuk menemukan dan mengganti pemformatan, Anda dapat membuat pencarian untuk hanya jenis pemformatan tertentu, atau Anda dapat melakukannya dalam kombinasi dengan mencari teks (Anda bahkan bisa mendapatkan mewah dan menggabungkannya dengan wildcard untuk lebih mempersempit pencarian Anda).
Jika Anda Ingin Bekerja Dengan Memformat Karakter Saja
Jika Anda ingin mencari pemformatan tanpa disertai teks, mudah. Mari kita ambil contoh dari sebelumnya di mana kami telah memutuskan kami ingin menghapus kemunculan teks miring. Jalankan kotak dialog Temukan dan Ganti dengan menuju ke Beranda> Ganti atau tekan Ctrl + H.
Pada tab Ganti, klik untuk menempatkan titik penyisipan Anda di kotak "Temukan Apa". Selanjutnya, klik menu tarik-turun "Format" dan pilih opsi "Font".
Di jendela Temukan Font, klik opsi "Italic" (atau format apa pun yang ingin Anda cari) dan kemudian klik "OK."
Kembali di jendela Temukan dan Ganti, Anda dapat melihat bahwa pilihan pemformatan sekarang terdaftar di bawah kotak “Temukan Apa” untuk membantu Anda melacak apa yang Anda cari.
Sekarang tempatkan titik penyisipan Anda di kotak "Ganti Dengan", kembali Format> Font, dan kali ini pilih opsi "Reguler". Setelah selesai, Anda akan melihat bahwa pemformatan muncul di bawah kotak "Ganti Dengan".
Perhatikan bagaimana yang mengatakan "Tidak Bold" dan "Tidak Miring." Anda tidak dapat menggunakan teknik ini untuk mengubah dari satu jenis format ke yang lain-hanya untuk menambah atau menghapus format.
Bagaimanapun, sekarang Anda siap untuk mencari. Tekan tombol “Temukan Berikutnya” untuk membuat Word menemukan dan menyorot kemunculan berikutnya dari apa pun yang Anda cari. Di sini, ia menemukan kata miring berikutnya. Klik tombol "Ganti" untuk melakukan perubahan. Tekan “Find Next” untuk menemukan kejadian berikutnya dan ulangi. Jika Anda merasa beruntung, Anda juga dapat menekan tombol "Ganti Semua" untuk membuat Word melanjutkan dan mengganti semua yang ditemukan tanpa Anda harus memeriksa masing-masing, tetapi kami sarankan menyimpan atau membuat salinan dokumen Anda sebelum melakukan ini.
Jika Anda Ingin Bekerja dengan Pemformatan Karakter dan Teks
Cukup mudah, tetapi bagaimana jika Anda ingin bekerja dengan pemformatan dan teks sekaligus? Mari kita ambil contoh yang lebih besar.
Misalnya Anda baru saja selesai mengetik dan memformat laporan, dan untuk nama perusahaan, "Lorem Incorporated," Anda menerapkan huruf tebal, miring, dan warna font biru untuk penekanan. Dokumen Anda terlihat seperti ini:
Manajer Anda meninjau laporan Anda dan meminta Anda menghapus warna biru, tebal, dan miring. Selain itu, Anda perlu mengubah "Lorem Incorporated" menjadi "Lorem Inc." Anda harus melakukan perubahan dengan cepat, dan kemudian mengirim email laporan revisi ke manajer Anda sesegera mungkin. Anda dapat melakukan semua ini dengan mudah melalui Temukan dan Ganti.
Jalankan kotak dialog Temukan dan Ganti dengan menuju ke Beranda> Ganti atau tekan Ctrl + H.
Ketik "Lorem Incorporated" ke dalam kotak "Find What". Klik tombol "Lainnya" untuk memperluas opsi Temukan dan Ganti jika belum ditampilkan.
Selanjutnya, klik tombol "Format" di kiri bawah, dan kemudian klik opsi "Font".
Di jendela Temukan Huruf, klik gaya huruf "Bold Italic". Pada menu drop-down “Font Color”, pilih warna biru (yang saat ini diterapkan pada teks). Klik "OK" setelah selesai.
Perhatikan bahwa pilihan format yang baru saja Anda buat muncul di bawah kotak "Temukan Apa".
Ketik berikutnya "Lorem Inc." ke dalam kotak "Ganti Dengan". Klik tombol "Format" lagi dan kemudian klik "Font."
Pilih gaya font "Reguler" dan pada menu drop-down "Warna Font", pilih "Otomatis" (yang default menjadi hitam). Klik "OK" setelah selesai.
Sekarang, Anda dapat menggunakan tombol "Temukan Berikutnya" dan "Ganti", pada gilirannya, untuk menelusuri setiap kejadian dalam dokumen Anda atau Anda dapat mengklik tombol "Ganti Semua" untuk mengubah semua kejadian sekaligus. Jika Anda menggunakan "Ganti Semua", kami sarankan untuk menyimpan atau membuat salinan dokumen Anda terlebih dahulu.
Menggunakan Find and Replace untuk Mengubah Pemformatan Paragraf
Anda juga dapat menggunakan Temukan dan Ganti untuk bekerja dengan pemformatan tingkat paragraf, dan berfungsi hampir sama dengan bekerja dengan pemformatan tingkat karakter. Anda bahkan dapat menggunakannya untuk menemukan dan mengganti pemformatan karakter dan paragraf secara bersamaan jika Anda mau.
Tapi mari kita ambil contoh yang lebih langsung untuk melihat cara kerjanya. Katakanlah kita telah menyalin dan menempel beberapa paragraf dari dokumen Word lain untuk digunakan dalam dokumen kita. Dalam dokumen kami, kami menggunakan spasi baris standar di mana tidak ada ruang tambahan sebelum paragraf dan 8pt spasi setelah paragraf.
Untuk beberapa alasan, dokumen yang kami tarik paragrafnya diatur untuk menggunakan spasi 18pt sebelumnya dan setelah paragraf. Kami menempelkan teks dengan format karena kami ingin mempertahankan format tingkat karakter seperti teks tebal.
Hasilnya tidak terlihat bagus karena paragraf yang kami salin dan tempel memiliki lebih banyak ruang sebelum dan sesudahnya daripada paragraf kami yang lain.
Sekarang, salah satu cara untuk memperbaikinya adalah dengan menekan Ctrl + A untuk memilih seluruh dokumen dan kemudian mengatur spasi baris untuk semua paragraf dalam dokumen ke nilai default. Tetapi, bagaimana jika kami memiliki beberapa paragraf di mana kami telah menyesuaikan spasi baris dan ingin mempertahankannya?
Anda menebaknya-Temukan dan Ganti untuk menyelamatkan. Jalankan lagi dari Home> Replace atau dengan menekan Ctrl + H.
Tempatkan titik penyisipan Anda di kotak "Find What", buka menu tarik-turun "Format", dan pilih opsi "Paragraph".
Di jendela Temukan Paragraf, pilih pemformatan yang ingin Anda cari. Dalam kasus kami, kami sedang mencari paragraf dengan spasi sebelum dan sesudah 18pt. Saat Anda siap, klik "OK."
Anda sekarang akan melihat format yang tercantum di bawah kotak "Temukan Apa".
Sekarang tempatkan titik penyisipan Anda di kotak "Ganti Dengan", buka menu tarik-turun "Format" lagi, dan klik "Paragraf."
Kali ini, siapkan pemformatan yang ingin Anda gunakan sebagai pengganti. Kita akan pergi dengan default Word tanpa spasi sebelum dan 8pt setelah-sama seperti pada sisa dokumen kami. Klik "OK" ketika Anda sudah mengaturnya.
Sekarang Anda siap untuk mencari. Tekan tombol “Temukan Berikutnya” untuk membuat Word menemukan dan menyorot kemunculan berikutnya dari apa pun yang Anda cari. Di sini, ia menemukan paragraf dengan jarak yang aneh. Klik tombol "Ganti" untuk melakukan perubahan. Tekan “Find Next” untuk menemukan kejadian berikutnya dan ulangi. Anda juga dapat menekan tombol "Ganti Semua" untuk membuat Word melanjutkan dan mengganti semua yang ditemukan tanpa Anda harus memeriksa masing-masing, tetapi kami sarankan menyimpan atau membuat salinan dokumen Anda sebelum melakukan ini.
Dan setelah melakukan penggantian kami, kami sekarang memiliki paragraf dengan spasi seperti yang lainnya.
Anda bisa mendapatkan jauh lebih canggih dengan pencarian Anda daripada contoh sederhana yang kami berikan di sini. Anda dapat menggabungkan berbagai jenis pemformatan karakter dan paragraf menjadi satu pencarian. Anda bahkan dapat menggunakan wildcard dan karakter khusus lainnya untuk menjadi lebih kreatif dengan teks spesifik yang Anda temukan. Tapi itu sudah cukup untuk memulai!
