Cara Menyimpan Email (dan Item Lain) sebagai File di Microsoft Outlook

Anda dapat menyimpan email, kontak, dan janji temu Outlook Anda sebagai file individual. Menyimpan barang-barang ini dapat membantu Anda mengaksesnya lebih cepat dan mudah nanti. Ini cara yang mudah untuk membuat cadangan atau berbagi pesan tertentu, atau membuatnya mudah diakses.

Cara Menyimpan Pesan Email sebagai File

Pertama, mari kita lihat bagaimana cara menyimpan pesan sebagai file di Outlook. Ini dapat berguna jika Anda ingin salinan cadangan email di komputer Anda (atau menyalin ke komputer lain), atau jika Anda ingin menggunakan pesan itu sebagai templat untuk pesan selanjutnya, nanti.

Mulailah dengan membuka pesan yang ingin Anda simpan. Di jendela email, klik menu “File” di Ribbon.

Pilih perintah "Simpan Sebagai".

Di menu "Simpan Sebagai", navigasikan ke lokasi Anda ingin menyimpan file, lalu ketikkan nama untuk file tersebut. Secara default, Outlook menamainya dengan baris subjek pesan, tetapi Anda dapat mengubahnya ke apa pun yang Anda inginkan.

Anda juga dapat menyimpan pesan sebagai berbagai jenis file menggunakan menu tarik-turun “Save As Type”. Standarnya adalah Format Pesan Outlook. Jika Anda memilih itu, Anda bisa mengklik dua kali file untuk membukanya lagi di Outlook. Namun, ada beberapa opsi lain yang dapat Anda pilih, juga:

Hanya Teks: Saat Anda menyimpan pesan sebagai file Teks Saja, Anda hanya menyimpan kata-kata, bukan format atau gambar apa pun.
Outlook Template: Menyimpan pesan Anda sebagai Templat Outlook berarti Anda dapat menerapkan pemformatan ke email berikutnya. Saat Anda membuka file, Outlook membuat pesan baru dengan konten file yang kemudian Anda bisa alamat dan kirim di jalan.
HTML: Menyimpan pesan Anda sebagai dokumen HTML berarti Anda menyimpan email Anda untuk dilihat di halaman web. Anda dapat membuka pesan di browser web apa pun.
MHT: File MHT adalah file arsip halaman web. Seperti file HTML, itu dirancang untuk dilihat di browser web. Tidak seperti file MHT, file HTML menyimpan semua teks, kode, gambar, dan media lain ke dalam satu file tunggal.

Setelah selesai, klik tombol "Simpan".

Dan pesan Anda sekarang disimpan sebagai file.

Cara Menyimpan Pesan Email sebagai PDF

Anda juga dapat menyimpan email Anda sebagai PDF menggunakan printer PDF bawaan Microsoft Office. Menyimpan sebagai PDF adalah cara terbaik untuk menyimpan salinan cadangan pesan yang dapat Anda baca dengan semua pemformatan yang tepat.

Di jendela pesan, klik menu "File" pada Ribbon.

Klik perintah "Cetak".

Klik menu tarik-turun "Printer", lalu pilih opsi "Microsoft Print to PDF".

Perhatikan bahwa jika Anda memiliki aplikasi pembuat PDF lain yang diinstal di komputer Anda (atau jika Anda menggunakan macOS), opsi di sini mungkin berbeda. Misalnya, jika Anda telah menginstal Adobe, kemungkinan Anda akan melihat opsi "Adobe PDF". Itu akan berhasil juga.

Selanjutnya, klik tombol "Cetak".

Di jendela “Save PDF As” yang terbuka, pilih tempat Anda ingin menyimpan PDF Anda, ketikkan nama file, lalu klik tombol “Simpan.

Anda sekarang telah menyimpan email Anda sebagai PDF.

Dan perhatikan, bahwa karena Anda hanya mencetak ke mesin rendering PDF, trik yang sama bekerja dengan cara yang persis sama untuk menyimpan item apa pun di Outlook (kontak, janji temu, dan sebagainya) ke PDF.

Cara Menyimpan Kontak sebagai File

Anda juga dapat menyimpan kontak sebagai file menggunakan Outlook. Ini berfungsi hampir sama dengan menyimpan pesan, dan dapat berguna untuk membuat cadangan kontak individu, atau memindahkannya ke komputer baru. Kontak juga disimpan sebagai File Vcard (CVF) - format yang digunakan oleh banyak aplikasi lain yang berfungsi dengan kontak. Ini juga memudahkan untuk mentransfer kontak ke aplikasi lain, atau mengirim informasi kontak ke orang lain sehingga mereka dapat mengimpornya ke aplikasi apa pun yang mereka gunakan.

Dari jendela Kontak, klik "File" pada pita utama.

Klik perintah "Simpan Sebagai".

Di jendela "Simpan Sebagai", navigasikan ke tempat Anda ingin menyimpan file kontak, dan ubah nama jika Anda mau.

Sama seperti dengan pesan, Anda dapat memilih beberapa format file berbeda di sini dari menu tarik-turun “Save As Type”:

Hanya Teks: Ketika Anda menyimpan kontak Anda sebagai file Teks Saja, Anda hanya menyimpan kata-kata, bukan format atau gambar.
Format Teks Kaya: Menyimpan kontak Anda sebagai file Teks Kaya berarti Anda dapat menyimpan beberapa jenis format, seperti cetak tebal dan miring, bersama dengan gambar, dalam file Anda. Format ini dapat berguna jika Anda memiliki gambar dengan kartu kontak Anda.
Format Pesan Outlook: Ketika Anda menyimpan kontak Anda dalam Format Pesan Outlook, Anda bisa membukanya di Outlook (bahkan di komputer lain) dan itu akan berfungsi seperti kontak Outlook lainnya. Tapi kemudian, itu akan berperilaku dengan cara yang sama jika Anda menyimpannya dalam format VCF default, jadi tidak ada banyak keuntungan di sini.

Setelah selesai, klik tombol "Simpan".

Anda sekarang telah menyimpan kontak Anda sebagai file.

Cara Menyimpan Janji Temu (atau Kalender Utuh Anda) sebagai File

Dan seperti halnya item Outlook lainnya, Anda juga dapat menyimpan janji temu sebagai file. Meskipun hampir tidak berguna untuk mencadangkan salinan janji temu yang disimpan, Outlook memang mendukung standar vCalendar, artinya Anda dapat menyimpan janji temu, mengirimkannya ke orang lain, dan mereka kemudian dapat mengimpornya ke aplikasi yang didukung berbeda..

Buka janji yang ingin Anda simpan. Di jendela janji temu, klik menu “File” di Ribbon.

Klik perintah "Simpan Sebagai".

Arahkan ke tempat Anda ingin menyimpan file janji temu, lalu berikan nama.

Sama seperti dengan pesan dan kontak, Anda dapat memilih beberapa format file berbeda di sini dari menu tarik-turun “Save As Type”:

Hanya Teks: Ketika Anda menyimpan janji Anda sebagai file Teks Saja, Anda hanya menyimpan kata-kata, bukan format atau gambar.
Outlook Template: Menyimpan janji temu Anda sebagai Templat Outlook berarti bahwa Anda dapat menerapkan pemformatan ke kalender atau janji temu kalender yang akan datang.
Format Pesan Outlook: Saat Anda menyimpan janji Anda dalam format Pesan Outlook, Anda bisa membukanya lagi di Outlook, bahkan di komputer lain.
HTML: Menyimpan pesan Anda sebagai dokumen HTML berarti Anda menyimpan janji temu untuk dilihat di halaman web.
MHT: File MHT adalah file arsip halaman web. Seperti file HTML, itu dirancang untuk dilihat di browser web. Tidak seperti file MHT, file HTML menyimpan semua teks, kode, gambar, dan media lain ke dalam satu file tunggal.
Format iCalendar: iCalendar adalah standar kalender lain yang memungkinkan Anda mentransfer informasi kalender ke berbagai aplikasi kalender.

Pilih jika Anda ingin menyimpan satu janji temu atau seluruh kalender Anda. Menyimpan seluruh kalender Anda akan menyimpan semua data dalam kalender Outlook Anda saat ini.

Setelah selesai, klik tombol "Simpan".

Dan sekarang Anda telah berhasil menyimpan janji temu atau kalender Anda.