Cara Mengatur Balasan Di Luar Kantor di Outlook untuk Windows

Ketika Anda tahu Anda akan keluar dari kantor selama beberapa hari, Anda dapat mengatur Asisten Tidak Di Kantor untuk menjawab secara otomatis, membuat orang tahu bahwa Anda menikmati liburan Anda ketika mereka terjebak di tempat kerja.

Untuk membuat balasan di luar kantor di Outlook, kami akan membuat templat email dengan pesan yang ingin kami gunakan dan kemudian membuat aturan yang akan mengirimkan balasan dengan pesan itu ke semua email yang kami terima selama rentang tanggal tertentu.

CATATAN: Outlook harus terbuka agar aturan dapat berjalan dan balasan keluar kantor Anda akan dikirim. Jadi, pastikan Anda membiarkan komputer Anda menyala dan Outlook berfungsi saat Anda di luar kantor.

Langkah Satu: Buat Template Pesan

Untuk membuat templat pesan di Outlook, pastikan tab "Beranda" aktif dan klik tombol "Email Baru" di bagian Baru.

Masukkan pesan yang ingin Anda kirim sebagai balasan otomatis di kotak pesan. Jangan masukkan alamat email Ke atau Subjek. Kemudian, klik tab "File".

Klik "Simpan Sebagai" di daftar opsi di sisi kiri layar di belakang panggung.

Pada kotak dialog Simpan Sebagai, pilih "Outlook Template (* .oft)" dari dropdown "Simpan sebagai tipe".

Anda dibawa ke folder templat pengguna. Masukkan nama untuk templat di kotak "Nama file", pertahankan ekstensi ".oft", dan klik "Simpan".

Jika Anda ingin menyalin templat email balasan di luar kantor ke PC lain atau mencadangkannya, jalur lengkap ke folder templat pengguna adalah C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates . Menggantikan dengan nama pengguna Windows Anda.

Tutup jendela pesan dengan mengklik tombol "X" di sudut kanan atas.

Kotak dialog menampilkan menanyakan apakah Anda ingin menyimpan konsep pesan. Anda tidak harus karena Anda menyimpannya sebagai templat, tetapi Anda bisa jika mau. Klik "Ya" jika Anda ingin menyimpan konsep, atau "Tidak" jika Anda tidak.

Langkah Dua: Buat Aturan untuk Membalas Pesan Email Baru Secara Otomatis

Sekarang, kami memiliki templat email balasan di luar kantor kami, kami akan membuat aturan untuk menggunakan templat itu untuk membalas semua pesan yang masuk selama rentang tanggal tertentu. Pastikan tab "Beranda" aktif.

Di bagian Pindahkan, klik tombol "Aturan" dan pilih "Kelola Aturan & Peringatan" dari dropdown.

Anda juga dapat mengklik tab "File" untuk mengakses layar di belakang panggung. Pastikan layar "Info" aktif (klik "Info" di sebelah kiri jika perlu) dan kemudian klik tombol "Kelola Aturan & Peringatan".

Pada kotak dialog Aturan dan Pemberitahuan, pastikan alamat email yang ingin Anda terapkan aturan ini dipilih dalam dropdown "Terapkan perubahan ke folder ini". Jika Anda ingin aturan ini berlaku untuk semua akun Anda di Outlook, kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana melakukannya nanti di artikel ini. Klik tab "Aturan Email" jika belum aktif, lalu klik tombol "Aturan Baru".

Pada layar pertama kotak dialog Wisaya Aturan, klik “Terapkan aturan pada pesan yang saya terima” di bagian “Mulai dari aturan kosong”. Opsi ditambahkan ke kotak "Langkah 2: Edit deskripsi aturan (klik nilai yang digarisbawahi)". Tidak ada yang dapat diedit untuk bagian peraturan ini, jadi klik tombol "Selanjutnya" untuk melanjutkan.

Layar kedua pada kotak dialog Wisaya Aturan memungkinkan Anda memilih kondisi yang akan diperiksa saat Anda menerima email. Agar balasan keluar kantor Anda dikirim selama rentang tanggal tertentu, centang kotak “diterima dalam rentang tanggal tertentu” di kotak “Langkah 1: Pilih kondisi”. Kondisi ditambahkan ke kotak "Langkah 2: Edit deskripsi aturan (klik nilai yang digarisbawahi)", seperti sebelumnya, tetapi kali ini, ada bagian dari deskripsi untuk diedit. Untuk menambahkan rentang tanggal, klik tautan "dalam rentang tanggal tertentu" di kotak Langkah 2.

Pada kotak dialog Date Received, centang kotak “After”, klik dropdown, dan klik pada tanggal di mana Anda ingin balasan otomatis keluar kantor dikirim. Misalnya, jika Anda ingin balasan keluar kantor Anda mulai dikirim pada 8 Februari, pilih 7 Februari untuk tanggal Setelah.

Kemudian, centang kotak "Sebelum", pilih tanggal dari dropdown tanggal di sebelah kanan kotak centang Sebelum. Tanggal yang Anda pilih haruslah sehari setelah Anda ingin balasan dari kantor berhenti dikirim. Misalnya, jika Anda ingin 15 Februari menjadi hari terakhir balasan kantor Anda dikirim, pilih 16 Februari sebagai tanggal Sebelum.

Tanggal yang Anda pilih ditambahkan ke kondisi di kotak Langkah 2. Klik tombol "Next" pada kotak dialog Rules Wizard untuk melanjutkan.

Pada layar ketiga pada kotak dialog Aturan Pemandu, Anda memilih apa yang ingin Anda lakukan dengan email yang masuk selama rentang tanggal. Kami ingin membalas semua email menggunakan templat yang kami buat di bagian pertama, jadi kami mencentang kotak “balas menggunakan templat tertentu” di kotak “Langkah 1: Pilih tindakan”. Untuk memilih templat yang kami buat, klik tautan "templat khusus" di kotak "Langkah 2: Edit deskripsi aturan (klik nilai yang digarisbawahi)".

Pada kotak dialog Pilih Template Balas, pilih "Template Pengguna di Sistem File" dari dropdown "Lihat".

Pilih templat yang Anda buat (dalam kasus kami, templat "Tidak Di Kantor Balas") dan klik tombol "Buka".

Jalur lengkap ke templat yang dipilih ditambahkan ke tindakan yang dipilih. Klik tombol "Next" untuk melanjutkan.

Pada layar Panduan Aturan keempat, Anda dapat memilih pengecualian yang ingin Anda terapkan pada aturan, seperti jika Anda ingin mengecualikan orang atau grup tertentu ("kecuali jika dari orang atau grup publik"). Kami tidak akan menambahkan pengecualian pada aturan kami, jadi klik tombol "Next" untuk melanjutkan.

Masukkan nama untuk aturan di kotak "Langkah 1: Tentukan nama untuk aturan ini". Kotak "Aktifkan aturan ini" dicentang secara default, sehingga aturan otomatis akan dihidupkan. Tapi jangan khawatir. Itu tidak akan berjalan sampai setelah tanggal Setelah Anda tentukan.

Kami tidak ingin menjalankan aturan pada pesan yang sudah ada di kotak masuk kami, jadi biarkan kotak "Jalankan aturan ini sekarang di pesan yang sudah ada di Kotak Masuk" tidak dicentang. Jika Anda ingin menjalankan aturan ini di semua akun email Anda di Outlook, centang kotak "Buat aturan ini di semua akun". Klik tombol "Selesai".

Aturan ditambahkan ke daftar. Klik "OK" untuk menutup kotak dialog Aturan dan Pemberitahuan.

Sekarang, ketika seseorang mengirimi Anda email selama tanggal yang Anda tentukan, mereka akan secara otomatis menerima pesan dalam templat email yang Anda buat.

Meskipun pengirim menerima balasan otomatis yang mengatakan bahwa Anda berada di luar kantor, Anda tetap mendapatkan email mereka dengan ikon yang mengindikasikan balasan otomatis telah dikirim. Namun, Anda dapat merasa dibenarkan untuk mengabaikannya sampai Anda kembali.

Setelah rentang tanggal aturan berlalu, aturan tidak akan berlaku untuk email yang masuk. Namun, Anda masih bisa mematikan aturan. Untuk melakukannya, buka kembali kotak dialog Aturan dan Pemberitahuan seperti yang dijelaskan sebelumnya dan hapus centang pada kotak di sebelah kiri aturan dalam daftar. Klik "OK" untuk menutup kotak dialog.

Ketika Anda menggunakan aturan ini untuk mengirim balasan keluar kantor otomatis, balasan dikirim sekali ke setiap pengirim selama satu sesi Outlook. Sesi adalah ketika Anda membuka Outlook sampai Anda keluar dari aplikasi. Ini mencegah balasan duplikat dikirim ke pengirim yang sama yang mengirimi Anda banyak pesan. Outlook melacak siapa yang telah menerima respons otomatis selama setiap sesi tetapi daftar ini diatur ulang saat Anda keluar dari Outlook. Jadi, biarkan Outlook tetap terbuka (jangan keluar dan buka kembali) sehingga aturan akan berjalan dan balasan otomatis dari kantor dikirim ke semua orang yang mengirimi Anda email dan agar pengirim tidak menerima beberapa balasan di luar kantor.