Cara Membuat Formulir Surat di Word
Kadang-kadang Anda mungkin ingin membuat surat yang akan Anda kirim ke banyak orang yang berbeda, tetapi Anda ingin bagian-bagian tertentu untuk individual untuk setiap penerima: bagian seperti salam, nama, alamat, dll. Dalam Word bahasa, ini berarti Anda harus membuat surat formulir, yang sangat mudah dilakukan.
Sebelum Anda mulai dengan surat formulir, Anda harus memastikan bahwa Anda sudah memiliki database yang sudah disetel dengan semua bidang yang ingin Anda sertakan. Database dapat sesederhana lembar kerja Excel dengan kolom untuk nama depan, nama belakang, alamat, dll.
Word dapat mengimpor data dari Excel, Access, dan dokumen teks. Jika Anda belum memiliki pengaturan basis data, Anda selalu dapat membuatnya di dalam Word, yang akan saya tunjukkan caranya.
Buat Formulir Surat di Word
Untuk memulai, buat dokumen dengan teks standar di dalamnya seperti contoh surat Natal di bawah ini:
Perhatikan bagaimana tidak ada salam, alamat, dll. Karena semuanya akan ditambahkan nanti sebagai bidang dalam surat formulir kami. Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah mengklik Pilih Penerima di Surat tab:
Di sinilah Anda menambahkan orang-orang yang akan menerima surat atau mengimpor daftar dari file database.
Anda bisa mengklik Ketikkan Daftar Baru jika Anda ingin membuat daftar di dalam Word itu sendiri. Untuk mengimpor, klik Gunakan Daftar yang Ada. Dalam contoh ini, kita cukup mengetikkan daftar.
Catatan: Ketika Anda pergi untuk menyimpan daftar penerima Anda, Word akan meminta Anda untuk lokasi di hard drive Anda untuk menyimpan file data yang akan dibuat.
Setelah Anda menyimpan daftar penerima Anda, Anda akan melihat bahwa banyak ikon yang ada di Surat pita dapat diklik sekarang.
Untuk mulai menambahkan bidang ke surat formulir Anda, klik tempat di dokumen Anda untuk menunjukkan di mana Anda ingin bidang itu ditempatkan dan kemudian klik Blok Alamat.
Ini akan memunculkan Masukkan Blok Alamat dialog.
Klik baik untuk pergi dengan format default dan Anda akan mendapatkan sesuatu yang terlihat seperti ini:
Selanjutnya, tambahkan Memasukkan setelah Blok Alamat untuk memindahkan teks Anda ke bawah baris, lalu klik pada Baris Ucapan ikon:
Ini akan memunculkan Masukkan Baris Ucapan dialog.
Sekali lagi, mari kita pergi dengan format default dan klik saja baik tombol.
Selanjutnya, sorot di mana dikatakan, klik kanan mouse, pilih Ayat dan kemudian centang kotak di sebelah Jangan menambahkan spasi di antara paragraf dengan gaya yang sama.
Ini akan membuat blok alamat digantung dengan benar alih-alih memiliki garis kosong di antara setiap bagiannya.
Kemudian, klik pada Pratinjau Hasil ikon yang terletak di tab Surat di pita.
Alih-alih indikator bidang blok alamat, Anda sekarang harus melihat konten aktual yang tercantum dalam dokumen Word.
Setelah selesai melakukan pratinjau, klik tautan Pratinjau Hasil ikon untuk mematikan pratinjau. Selanjutnya, untuk melihat bagaimana cara menambahkan bidang lain, klik hanya melewati dokumen Anda untuk membuat posisi Anda saat ini, lalu klik pada Sisipkan Gabung Bidang ikon.
Anda harus mendapatkan sesuatu seperti ini:
Memilih Negara atau Wilayah, lalu klik pada Memasukkan tombol.
Coba klik Pratinjau Hasil ikon lagi untuk melihat tampilannya. Berikut ini contoh saya di bawah ini:
Sekarang setelah surat formulir diatur dengan benar, Anda dapat melakukan hal-hal yang lebih maju seperti pengaturan aturan. Aturan akan memungkinkan Anda menampilkan beberapa teks untuk penerima tertentu dan menyembunyikannya untuk orang lain. Untuk memulai, klik pada Aturan tombol.
Anda akan melihat menu tarik-turun dengan beberapa opsi seperti Tanya, Isi, dll.
Sebagai contoh kita, mari kita pilih Jika ... Lalu ... Lain, yang akan membawa kita ke dialog berikut:
Mengubah Nama bidang: untuk Negara_atau Wilayah, dan ketik Amerika Serikat ke dalam Dibandingkan dengan: bidang. Selanjutnya, tambahkan beberapa teks ke kotak di mana ia mengatakan Masukkan teks ini dan Jika tidak, masukkan teks ini.
Dalam contoh ini jika penerima tinggal di AS, mereka akan mendapatkan teks Selamat Natal dimasukkan ke dalam surat mereka, sementara semua orang akan mendapatkan pesan Salam Musim.
Inilah yang akan terlihat setelah Anda mengklik baik tombol dan kemudian Pratinjau Hasil tombol.
Selanjutnya, perhatikan Pratinjau Hasil bagian:
Di sini Anda dapat mengklik tombol panah (kapan Pratinjau Hasil diaktifkan) ke kiri dan kanan nomor tersebut untuk menggulir semua huruf yang akan dikirim. Dengan cara ini Anda dapat memastikan bahwa semua surat Anda akan terlihat tepat sebelum dicetak atau dikirim melalui email.
Catatan: Pilihan menu bidang pertandingan di bawah Aturan adalah untuk mencocokkan nama bidang dalam database dengan nama header di daftar penerima Anda.
Juga untuk membuatnya lebih mudah untuk melihat di mana Anda memasukkan bidang ke dalam dokumen Anda, gunakan Menyoroti Gabungkan Bidang tombol.
Ini adalah toggle yang dapat Anda nyalakan dan matikan sesuai kebijakan Anda. Akhirnya, ketika Anda senang dengan surat Anda, klik Selesai & Gabung ikon:
Anda harus mendapatkan menu dropdown ini dengan tiga opsi.
Memilih Edit Dokumen Individual untuk membuat Word menggabungkan semua surat Anda menjadi satu dokumen besar yang dapat Anda lihat sebelum dicetak atau dikirim sebagai email.
Seperti yang Anda lihat, membuat surat formulir dengan Word bukan lagi tugas yang dulu dan Anda dapat membuat dan mengirim dokumen dengan cepat dan mudah. Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk berkomentar. Nikmati!
